10 réponses aux questions (sans réponses) des entrepreneurs sur le recrutement des stagiaires

Je suis sûre que vous vous êtes déjà posé la question de prendre un stagiaire.

Cette idée trotte peut-être même dans votre tête depuis que vous avez reçu une candidature spontanée d’un étudiant pour un stage de 2 mois qui doit commencer sous peu.

Et pourtant vous n’avez pas répondu à cette candidature, vous n’avez pas vu cet étudiant et vous ne l’avez pas reçu en entretien.

Le problème c’est que vous ne savez pas ce qu’est un stagiaire, où le trouver, combien cela coûte, quelles tâches lui donner, comment déléguer, etc.

Vous vous posez sans doute une multitude de questions qui sont sans réponse, comme beaucoup d’entrepreneurs. Vous n’êtes pas le seul loin de là.

Vous avez peut-être même fait quelques recherches sur internet en tombant sur des sites dont vous ne compreniez pas le jargon.

Vous avez même peut-être entendu tout et son contraire.

Résultat, vous n’avez pas les cartes en main pour accueillir votre premier stagiaire dans votre entreprise.

Vous ne connaissez pas donc vous ne faites pas. Et c’est bien normal.

Et à ce jour, vous n’avez toujours pas de stagiaire dans votre organisation alors que :

  • vous avez envie d’aider un étudiant à acquérir des compétences professionnelles ;
  • vous avez des tâches intéressantes que vous pourriez lui confier.

Je vous propose dans cet article de pallier à votre problème de manque d’informations et de répondre de façon précise et claire aux questions les plus posées par les chefs d’entreprise.

On commence tout de suite avec la définition du stage :

« Le stage correspond à une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel au cours de laquelle l’étudiant acquiert des compétences professionnelles et met en œuvre les acquis de sa formation en vue de l’obtention d’un diplôme ou d’une certification. Le stagiaire se voit confier une ou des missions conformes au projet pédagogique défini par son établissement d’enseignement et approuvées par l’organisme d’accueil. Tout étudiant souhaitant effectuer un stage se voit proposer une convention de stage par l’établissement d’enseignement supérieur. »

Maintenant que vous avons vu la définition du stagiaire, voyons quelles sont les obligations en tant qu’entreprise lorsqu’elle accueille un stagiaire.

1. Quelles sont mes obligations (en tant qu’entreprise) lorsque je recrute un stagiaire 

Recruter un stagiaire ce n’est pas recruter un salarié.

En quelques mots, vous devez savoir que l’on parle ni pas de salaire ni de contrat de travail.

Voyons maintenant quels sont les points auxquels vous devez prêter attention :

  • Le stagiaire doit être étudiant. Aussi les stages non inscrits dans un cursus scolaire ou universitaire c’est à dire les stages hors cursus pédagogique sont interdits ;
  • Une convention de stage signée entre l’école, l’étudiant et l’entreprise ;
  • Une gratification obligatoire au-delà de deux mois ;
  • Un bulletin obligatoire dès la première gratification donnée ;
  • Une attestation de rémunération à remettre tous les mois si pas de bulletin ;
  • Un  maître de stage à désigner dans l’entreprise qui  peut suivre uniquement trois personnes en formation (stagiaire, contrat de professionnalisation ou d’apprentissage)
  • Un accompagnement et un encadrement dans l’acquisition des compétences professionnelles ;
  • Ne pas utiliser un stagiaire pour remplacer salarié qui est en arrêt de travail, un salarié démissionnaire ou pour pallier à un accroissement d’activité ;
  • Une attestation de stage à remettre en fin de stage.

2. Comment trouver un stagiaire

Trouver un stagiaire peut être compliqué surtout si vous n’avez jamais recruté auparavant. 

A savoir, il existe deux types de stage :

  • les stages obligatoires c’est-à-dire qu’ils font partie intégrante du cursus de formation et sont pris en compte pour l’obtention du diplôme. La durée et la période de stage est souvent réglementée dans ce cas. La durée et la période des stages obligatoires varient d’une école. Généralement, les stages interviennent pendant le deuxième semestre et les grandes vacances.
  • les stages facultatifs : à l’initiative de l’étudiant qui souhaite valoriser son cursus. La période se déroule pendant les vacances scolaires de l’étudiant. Le reste du temps étant dédié aux cours et aux stages obligatoires.

C’est pour cela que je vous propose ma méthode, une méthode simple pour que vous trouviez rapidement votre stagiaire en faisant travailler des leviers astucieux.

  • Étape 1 : faire le point sur votre activité et sur vos besoins
  • Étape 2 : contacter les écoles pour récupérer les adresses mails des responsables de la formation
  • Étape 3 : rédiger votre offre d’emploi
  • Étape 4 : envoyer votre offre d’emploi aux écoles sélectionnées 

Vous voulez en savoir plus sur comment trouver un stagiaire et déléguer ?

Je vous en parle dans cette vidéo pendant une heure dans laquelle je décortique les étapes pour une délégation réussie dont le stagiaire.

3. Quelle est la rémunération (gratification) d’un stagiaire

J’attire votre attention sur le fait que l’on ne parle pas de rémunération pour un stagiaire mais de gratification. Le stagiaire n’est pas un salarié, il reçoit donc pas un salaire.

La rémunération des stagiaires n’est OBLIGATOIRE que si le stage est d’une durée de plus deux mois.

Pour les stagiaires de plus de deux mois, la gratification étant obligatoire.

4. Comment se calcule la gratification d’un stagiaire

La gratification doit être calculée et versée chaque fin de mois comme pour un salarié.

La formule de calcul de la gratification d’un stagiaire

La gratification mensuelle = un taux horaire x nombre d’heures de travail effectuées*

*les absences et les congés ne sont donc pas pris en compte dans le calcul des heures de travail effectuées

Comment est calculé le taux horaire du stagiaire

Vous payez votre stagiaire au taux horaire légal 

Le taux horaire de la gratification est égal à 15 % du plafond de la Sécurité Sociale. En 2019, le taux horaire minimale de gratification pour un stagiaire est égal à 3,75 euros par heure de stage (soit 25 euros au titre du plafond de la sécurité sociale multiplié par 15 %).

Vous payez votre stagiaire à un taux horaire supérieur

Vous fixez la rémunération à lui payer comme bon vous semble. Il n’y a pas de maximum légal.

Bon moi savoir la gratification

Il n’y a pas de taux horaire de rémunération maximal et donc pas de gratification maximale. Attention tout de même à ne pas rémunérer votre stagiaire comme un cadre, l’administration se poserait quelques questions.

Votre convention collective peut prévoir une gratification minimale conventionnelle supérieure à la gratification minimale légale. Vous devez donc vérifier votre convention collective afin de vous assurer votre conformité avec la loi.

Une fois que vous avez déterminé le taux horaire soit le taux horaire minimal légal, soit à un taux horaire supérieur en fonction de votre souhait ou de la convention collective, vous devez déterminer le nombre d’heures de travail.

Quel est le nombre de travail de travail effectué dans le mois

La règle est simple, il faut compter le nombre d’heures réellement travaillées. 

Il ne faut donc pas compter : 

  • les jours fériés qui doivent être chômés et non payés ;
  • les week-ends s’ils n’ont pas été travaillés ;
  • les absences qui ne sont pas rémunérées.

Prenons à présent un exemple, pour un stage à temps plein (7 heures par jour) du 1er janvier janvier au 31 janvier soit 1 mois calendaire.

Nous allons calculer sa gratification pour le mois de janvier en nous appuyant sur le calendrier suivant.

  • Semaine 1  : ne pas compter le 1er janvier qui est ferié. Il y a aura donc 3 jours travaillés
  • Semaine 2 : 5 jours travaillés
  • Semaine 3 : 5 jours travaillés
  • Semaine 4 : 5 jours travaillés
  • Semaine 5 : 4 jours travaillés

Dans le mois 22 jours travaillés

Soit 7h * 22 jours = 154 heures travaillées

Le montant de la gratification

La gratification minimale sera donc de 3,75 euros x 154 heures = 577,50 euros.

Maintenant que je viens de parler de la gratification minimale, il faut que je vous parle du cas vous paierez davantage votre stagiaire.

Si vous souhaitez rémunérer votre stagiaire pour un montant supérieur à la gratification minimale vous pouvez.

Vous souhaitez donner au stagiaire une gratification supérieure au minimum légal

Le principe reste le même, vous déterminez le nombre d’heures de travail effectif de stagiaire que vous multipliiez par votre taux horaire.

Par exemple, au cours de ce mois votre stagiaire a travaillé 154 heures. Sauf qu’au lieu de la payer au taux horaire minimale, vous le payez un taux horaire supérieur. Prenons un exemple cité, vous fixez le taux de rémunération à 5 € de l’heure.

La gratification de votre stagiaire sera donc de 154 heures multiplier par 5 € = 770 euros

Vous êtes toujours perdus concernant le calcul de la gratification minimale ?

Je vous propose de voir directement le simulateur de calcul qui va permettre de calculer la gratification minimale de stagiaires en fonction du nombre d’heures de présence

Vous vous voulez entrainer à calculer la gratification d’un stagiaire ?

Essayez de calculer le nombre d’heures à indemniser pour le mois de décembre à l’aide du planning et de déterminer le montant de la gratification. Mettez la réponse dans les commentaires pour que je puisse valider votre réponse ou votre raisonnement.

Les autres rémunérations à prendre en compte pour la gratification du stagiaire

En plus de la gratification, il ne faut pas oublier que le stagiaire bénéficie de certains droits et avantages dus aux salariés.

Les titres restaurants

Si vous avez des titres restaurant que vous donnez à vos salariés, le stagiaire pourra en bénéficier dans les mêmes conditions.

Les frais de transport

Concernant les frais de transport, vous devez rembourser une partie des frais de transport engagés par le stagiaire.

  • Soit ce dernier dispose d’un abonnement de transports en commun mensuel. Dans ces conditions de 50 % de la somme devra lui être reverser au titre des frais de transport ;
  • Soit le stagiaire achète les titres de transports individuel. Dans ces conditions, vous devez lui demander l’intégralité de ses justificatifs et lui rembourser 50 % de des sommes engagées.

Comme pour votre salarié, la gratification du stagiaire doit être versée enfin de chaque mois.

Vous ne pouvez pas décider de lui verser une gratification globale en fin de stage.

Ce qui signifie que pour un stage d’une durée de plus de deux mois où la gratification est obligatoire car le stage est supérieur d’une durée de deux mois, vous devez rémunérer votre stagiaire à la fin du premier mois.

La méthode dont je viens de vous parler c’est la méthode du calcul au réel. C’est cette méthode que je vous conseille d’utiliser je ne parlerai donc pas de la méthode du lissage sur la totalité de la période du stage qui va vous compliquer la tâche et vous endurer quelques supplémentaires.

5. Dois-je établir un bulletin de paie pour un stagiaire

La production d’un bulletin de paie n’est pas obligatoire si vous ne rémunérez pas votre stagiaire. 

Dès lors qu’il perçoit une rémunération qui dépasse le minimum légal ou conventionnel vous devez lui remettre un bulletin.

À partir du moment où la gratification dépasse le salaire minimal alors des cotisations sociales au même titre qu’un salarié sont à calculer. Il faudra donc un bulletin de paie.

Je vous conseille toutefois de remettre une attestation de gratification mensuelle.

Les cotisations dans tout cela 

Le montant de la gratification minimale versée ni donc pas soumis à cotisations. Le stagiaire recevra donc 3,75 euros multiplié par 154 heures.

Dans ces conditions, vous devez savoir que :

  • Excédent de rémunération sera soumis à cotisation sociale c’est-à-dire aux charges patronales et aux charges salariales même titre qu’un salarié
  • Vous devrez établir un bulletin de paye

Vous serez soumis à cotisation sur l’excédent gratification. Dans notre exemple, devrait donc faire la différence entre la gratification minimale et la nouvelle gratification c’est sur cette base que vous serez soumis à cotisation

Gratification (taux horaire supérieur au légal) = 770 euros

Gratification légale = 577,50 euros

= base de cotisation 192,50 euros

Les remboursements de frais n’ont pas l’obligation d’être mentionnés sur les bulletins de paie.

Si le stagiaire n’est pas rémunéré, il ne peut pas avoir de ticket restaurant. Sauf si l’employeur prend en charge à 100% le prix du ticket restaurant.

6. Quelle est la durée maximale d’un stage

La durée maximale d’un stagiaire est de six mois par année universitaire.  

Attention toutefois car vous avez des quotas de stagiaires à respecter entre deux stages qui est de 1/3 de la durée du premier stage

Exemple : après un stage de 6 mois, vous devez donc attendre 2 mois (6 x 1/3) avant d’accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste.

Il ne s’agit pas de prendre un stagiaire pour pallier un emploi. Je vous invite donc à lire le point suivant pour savoir combien de stagiaires vous pouvez prendre et quel est le délai de carence à respecter entre deux stages.

7. Puis-je avoir plusieurs stagiaires dans l’entreprise

Le nombre de stagiaire est limité à 3 en même temps pour les entreprises de moins de 20 salariés.

Le tuteur ne peut suivre simultanément que 3 personnes en formation (stagiaires, contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation).

Dans les entreprises d’au moins 20 salariés, le nombre de stagiaires ne peut pas dépasser 15 % de l’effectif en même temps.

Exemple : pour une entreprise de 25 salariés, le stagiaire possible 3 est de 25 x 15% = 3,75

L’employeur doit respecter un délai entre 2 stages : 1/3 de la durée du stage précédent.

8. Le stagiaire peut-il avoir des congés 

Pour les stages d’une durée supérieure à deux mois uniquement la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’absence.

J’ai bien dit la possibilité de prendre des congès et d’être absent. 

Retenez bien cela.

Comme pour vos salariés, il faudra donc que vous vous référiez à votre convention collective mais également au code du travail.

Il faut bien être la différence entre le fait :

  • d’accepter des congés  et d’accepter des absences 
  • et de les rémunérer

On ne parle pas de congés payés mais plutôt de congés sans solde (absence non rémunérée).

Vous n’êtes donc pas tenu de rémunérer le congé (paternité, grossesse, maladie) ou l’absence dans le cadre d’une convention de stage

En quelques mots, non le stagiaire ne peut pas avoir de congés payés. 

À moins que vous décidiez de le rémunérer pendant ces absences. Cela c’est une autre histoire.

Reprenons notre exemple de stagiaire en décembre avec ce modèle de calendrier.

Pour le mois de décembre, il a été absent 3 heures le mardi 17 et il a pris deux jours de congés le 24 et le 26 décembre.

De combien est la rémunération du stagiaire ? Vous pouvez me donner votre réponse dans les commentaires, je me ferais un plaisir de vous répondre.

9. Puis-je avoir un stagiaire en micro entreprise (autoentreprise) 

La microentreprise est une entreprise à part entière la seule particularité est le régime fiscal dans lequel la comptabilité est allégée. 

Elle dispose donc des mêmes droits qu’une entreprise classique.

Vous pouvez donc avoir un stagiaire mais vous ne pouvez donc pas déduire de votre chiffre d’affaires, la gratification versée à votre stagiaire.

Pour vous prémunir des risques comme toute entreprise, il faut impérativement que vous ayez une attestation de responsabilité civile professionnelle.

L’idéal serait temps que vous preniez un stagiaire pour une durée maximale de deux mois. 

10. Je n’ai pas le local professionnel, puis-je faire venir mon stagiaire chez moi

C’est bien souvent le cas des micro entreprises qui ont un minimum de frais et qui travaillent de chez eux.

Dans le cas où votre siège social est à votre domicile, vous pouvez sans problème accueillir un stagiaire chez vous. 

Je vous recommande toutefois avoir un espace dédié à cet accueil. La confusion entre vos espaces de travail et votre vie professionnelle pourrait être inconfortable voire gênante pour votre stagiaire qui se verra dans votre intimité. 

Je vous conseille donc d’aménager un bureau un espace qui sera dédié à l’espace de travail. 

Si cette solution vous dérange, vous pouvez très bien à louer un espace de coworking pour vous et votre stagiaire.

Conclusion

Je sais que recruter son premier stagiaire n’est pas évident surtout si vous n’avez pas encore eu la possibilité de recruter.

Dans cet article, j’ai répondu aux principales questions que les entrepreneurs se posent. 

  • Quelles sont mes obligations (en tant qu’entreprise) lorsque je recrute un stagiaire 
  • Comment trouver un stagiaire
  • Quelle est la rémunération (gratification) d’un stagiaire
  • Comment se calcule la gratification d’un stagiaire
  • Dois-je établir un bulletin de paie pour un stagiaire
  • Quelle est la durée maximale d’un stage 
  • Puis-je avoir plusieurs stagiaires dans l’entreprise
  • Le stagiaire peut-il avoir des congés 
  • Puis-je avoir un stagiaire en micro entreprise (autoentreprise) 
  • Je n’ai pas le local professionnel, puis-je faire venir mon stagiaire chez moi

 Je sais que parmi vous certains auront d’autres questions alors une seule chose à faire : faites m’en part dans les commentaires pour que je vous réponde 

Alors avant de jouer !

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