Alors la fiche de poste de travail, qu’est ce que c’est ?

Une fiche de poste, c’est tout simplement un document qui va décrire le poste. Elle va regrouper une multitude d’éléments : l’intitulé du poste, la nature du poste, les niveaux de diplômes, les missions principales, les tâches du poste, les qualités professionnelles exigées, les compétences attendues, etc.

Vous ne voyez toujours pas à quoi, cela peut ressembler. Je vous présente modèle de fiche de poste de travail.

Maintenant que vous avez vu à quoi ressemble une fiche de poste, vous vous demandez sans doute à quoi cela peut vous servir.

L’intérêt de la fiche de poste est multiple dans la gestion de vos salariés. Il va non seulement vous servir pour vos recrutements, mais également dans l’organisation du travail ou encore dans la formation…

La réalisation d’une fiche de poste n’est bien entendu pas une obligation légale.

Comme j’ai eu de grandes difficultés à trouver un article expliquant « Comment créer une fiche de poste de travail en moins de 30 minutes », je vais créer moi-même cet article.

Ne négligez pas la fiche de poste de travail !

2. Poser des questions indiscrètes lors de l’entretien de recrutement

Retour d’expérience : on m’a déjà posé des questions indiscrètes

J’ai personnellement eu droit à des questions indiscrètes lors d’un entretien d’embauche lorsque j’étais salariée.

– Est-ce que vous avez une religion ? Non, parce que vous comprenez, c’est important pour les clients !
– Vous vivez avec quelqu’un ?
– Quelle est la profession de vos parents ? Professeur particulier, c’est particulier ça !
– Vous avez des frères et sœurs ? Que font-ils dans la vie ?

Non, vous n’hallucinez pas ! C’est bien le genre de questions auxquelles j’ai eu droit.

Le moins, que l’on puisse dire, c’est que je n’ai pas du tout apprécié ces questions.

Plus de deux ans après cet entretien, je me rappelle encore parfaitement les questions, les remarques et les attitudes !

Pour vous dire à quel point cela m’a marqué !

D’autant que les questions qui m’ont été posées sont totalement illégales !

Entrepreneurs : vous risquez gros à poser ce genre de questions

En plus de donner une très mauvaise image de l’entreprise, vous risquez des procédures pénales et civiles de la part du candidat.

Si vous êtes reconnu coupable de discrimination à l’encontre d’un candidat, vous risquez personnellement une amende jusqu’à 45 000 euros et trois ans de prison. L’amende est portée jusqu’à 225 000 euros pour les personnes morales. À cela, s’ajoute une interdiction d’exercer l’activité.

Alors si vous ne souhaitez pas courir ce risque financier et avoir une mauvaise réputation, éviter de poser ce genre de questions !

La vie privée reste privée : ne poser pas ces questions !

Voici des exemples de domaine qui n’ont rien à faire en entretien de recrutement :

• • La situation familiale : Êtes-vous célibataire ? Êtes-vous marié ? Êtes-vous en couple depuis longtemps ? Envisagez-vous de vous marier prochainement ? Avez-vous des enfants ? Prévoyez-vous d’avoir d’autres enfants prochainement ?

• • L’état de santé : Avez-vous été victime d’un accident du travail ? À quand remonte votre dernier arrêt de travail ? Avez-vous une maladie chronique ? Vous considérez-vous comme étant en bonne santé ?

• • L’orientation sexuelle : Vous préférez les hommes ou les femmes ? Êtes-vous homosexuel ? Avez-vous déjà été attiré par le sexe opposé ?

• • La religion : Vous êtes croyant ? Pratiquez-vous une religion ? Si oui, laquelle ?

• • Les opinions politiques : Êtes-vous adhérant à un parti politique ? Que pensez-vous de la politique du gouvernement ? Pourriez-vous participer aux manifestations en cours ?

• • Les démêlés avec la justice : Avez-vous des condamnations judiciaires ? Avez-vous été convoqué par la police ? Avez-vous déjà fait l’objet d’une suspension de permis ?

• • Les origines : Vous avez des origines particulières ? Quelle est l’origine de votre prénom ?

Un conseil simple à appliquer

Mettez-vous à la place du candidat qui reçoit ces questions ! À sa place, apprécieriez-vous de recevoir ce genre de questions ? Quelle image retiendra t-il de votre entreprise ?

Si les réponses à ces questions sont négatives, c’est simple ne les poser pas.

Vous connaissez certainement l’adage « on n’a pas deux fois, l’occasion de faire une bonne première impression ».

Pour aller plus loin sur la discrimination en entreprise, je vous invite à consulter le site du Ministère du Travail qui a rédigé un article très complet au sujet de la discrimination.

Le meilleur moyen pour éviter tout dérapage : préparez vos questions à l’avance et tenez-vous y !

3.Enjoliver le poste ou l’entreprise

Le manque de transparence vous touche également !

En tant que recruteur, vous cherchez à savoir le vrai du faux du candidat. Votre objectif est de démasquer les imposteurs.

Cependant, vous pouvez vous même manquer de transparence.

Qui est pris qui croyait prendre !

Vous oubliez de dire clairement la situation de l’entreprise.

Vous ne mentionnez pas que :

• La situation financière n’est pas top ;
• L’ambiance n’est pas au beau fixe ;
• Plusieurs personnes ont quitté l’entreprise dernièrement ce qui a désorganisé la société ;
• Vous allez vendre l’entreprise dans un an ;
• Aucune évolution n’est possible (alors que le candidat vous précise vouloir évoluer rapidement).

Ces oublis sont plutôt… conscients.

Vous souhaitez montrer la meilleure image de votre entreprise. Vous choisissez de ne pas tout dire au candidat pour ne pas l’effrayer.

C’est humain !

Pourtant, cette technique n’est pas la meilleure loin de là.

Les points négatifs à ne pas être transparent

Enjoliver ou camoufler la situation de l’entreprise ou du poste ne présente que des points négatifs :

• La nouvelle recrue risque de quitter plus rapidement le navire ;
• Vous risquez de recruter le mauvais candidat ;
• Vous pouvez perdre la confiance de votre salarié qui préférera quitter l’entreprise à la première occasion donnée ;

Sachez également que ce que vous avez dit ou non pendant l’entretien sera scruté à la loupe par le nouvel arrivant dès son premier jour.

Lorsque ce dernier se rendra compte que la situation financière de l’entreprise n’est pas au beau fixe, il préférera quitter l’entreprise. Il en sera de même si :

• les tâches confiées ne correspondent pas au poste proposé ;
• la charge de travail est trop importante ;
• aucune évolution de poste n’est possible alors que le candidat, vous avez fait part de son fort intérêt.

Des exemples comme cela, il en existe à la pelle.

La conséquence sera sans appel, vous n’aurez plus qu’à chercher un nouveau candidat. Votre recrue sera partie plus tôt que prévue.

Qui dit recherche d’un nouveau candidat, dit perte de temps et perte d’argent. Woupi !

Soyez honnête et transparent quoi qu’il arrive ! Cela évitera de vous faire perdre du temps et votre argent !

4. Ne pas donner de réponse aux autres candidats

Vous avez trouvé votre perle rare !

Enfin ! (Ouf, il était moins une).

Vous vous empressez de l’appeler pour lui faire part de la bonne nouvelle ! Vous souhaitez le recruter, lui et pas un autre ! Il accepte !

Vous êtes soulagé et commencer à préparer son arrivée.

Mais…

Attendez ! Attendez un peu, vous n’avez pas oublié quelque chose ?

Si !

Réfléchissez quelques secondes. Allez-y, réfléchissez !

Vous ne voyez toujours pas ?

Quand est-ce que vous comptiez informer les autres candidats, ceux qui n’ont pas été retenus ?

On sait tous, en tant que candidat, que lorsqu’un employeur ne vous donne pas de réponse, cela signifie qu’il n’est pas intéressé par notre profil. Nous passons donc à l’entretien suivant.

Je peux compter sur les doigts d’une main, le nombre d’entreprises qui m’ont recontacté suite à un entretien pour me dire que je n’étais PAS retenue.

À vrai dire, il n’y en a qu’une qui m’a laissé un message vocal sur mon portable. Une seule en quatre ans d’entreprises. Ça ne fait pas beaucoup.

Et si on changeait cette façon de faire qui est peu recommandée ?

Je vous invite à contacter l’ensemble des candidats non retenus aux différentes étapes du processus de recrutement.

Nul besoin d’appeler tous les candidats. L’envoi d’un mail suffit amplement et renvoie une image positive de votre entreprise.

Pensez constamment que chaque personne en contact avec votre entreprise aura un avis sur cette dernière, quelle pourra partager.

Prenez le temps de contacter l’ensemble des candidats !

5. Établir la DPAE en retard (ou pire ne pas l’établir sur tout) !

La DPAE, Déclaration Préalable À l’Embauche, est une déclaration qui doit être effectuée au plus tard dans les 8 jours précédent l’embauche prévisible du salarié.

Elle doit donc être effectuée avant l’arrivée du salarié… 🙂

J’ai d’ailleurs écrit un article sur le blog au sujet de la DPAE : Comment remplir un DPAE.

Finalement mon salarié arrive un autre jour que la date prévisible d’embauche, dois-je refaire une DPAE ?

J’attire votre attention sur cette notion de date prévisible d’embauche.

Si votre salarié rejoint les effectifs avant cette date ou après, pas besoin de refaire une DPAE.

On ne vous a pas demandé la date d’entrée, mais la date prévisible d’embauche. C’est différent !

Votre salarié a pris son poste, mais aucune DPAE n’a été faite ?

Faites la en urgence sur le site de l’URSSAF. Pas besoin d’attendre votre cabinet d’expertise comptable ou votre prestataire de paie.

Il y a urgence !

Les informations qui vous seront demandées ne sont pas bien compliquées.

Comme vous n’aurez pas respecté les délais impartis, vous aurez un message affichant que la DPAE a été établie hors délai.

Pas de panique toutefois !

Mais évitez à tout prix ce genre de pratique qui peut attirer l’attention sur votre entreprise.

Les risques encourus en cas d’absence de DPAE

Si vous n’effectuez pas de DPAE vous vous exposez à des sanctions :

• civiles : régularisation par l’Urssaf des cotisations de Sécurité sociale éludées du fait de l’absence de déclaration,
• administratives : pénalité égale 1071 euros en 2018 (soit 300 fois le taux horaire du minimum garanti 3,57 € en 2018),
• pénales : l’absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié.

En cas de dissimulation d’emploi salarié, vous pouvez être condamné par le tribunal correctionnel à une peine cumulative de :

• 45 000 euros d’amende et 3 ans d’emprisonnement pour les entrepreneurs individuels
• si 225 000 euros d’amende si votre entreprise est une société de type SARL, SAS…

Mieux vaut ne pas rigoler avec la DPAE et la produire dans les délais impartis !

6. Établir le contrat de travail soit-même

Pour grappiller quelques sous sur la rédaction du contrat de travail, vous préférez le rédiger vous-même.

Grave erreur !

Ce n’est pas parce que vous savez écrire que vous savez rédiger un contrat de travail.

Le contrat de travail comporte des mentions obligatoires, mais également des mentions facultatives qui doivent être renseignées pour que votre entreprise soit protégée au maximum.

Saviez-vous par exemple que la période d’essai n’est valable que si elle est mentionnée dans le contrat de travail avec la durée ? Et qu’aucune période d’essai ne peut être renouvelée sans mention explicite dans le contrat de travail.

Confiez la rédaction du contrat de travail à un professionnel (avocat, juriste…) pour plus de sérénité !

7. Ne pas inscrire le salarié sur le registre du personnel (ou pire ne pas avoir de registre de personnel) !

Le registre unique du personnel, c’est également un point qui est souvent oublié.

Le registre unique du personnel est un registre obligatoire. Vous devez savoir qu’en cas de contrôle URSSAF, ce document sera systématiquement.

En cas d’absence de registre, de défaut de mise à jour ou d’oubli d’une des mentions obligatoires l’amende peut aller jusqu’à 750 euros par salarié.

Ce registre peut être tenu sur support numérique. Vous pouvez également trouver des registres sur internet.

Sur un support papier, les salariés doivent y être inscrits par ordre chronologique d’embauche et de façon à ce qu’aucune modification ne puisse intervenir. On n’utilise donc pas de stylo plume ou de papier crayon.

Ayez toujours le registre du personnel à jour !

8. Envoyer les éléments de paie au dernier moment au service prestataire

Combien de fois, en tant que gestionnaire de paie, j’ai reçu les informations concernant un nouveau salarié le 25 du mois.

Le salarié n’était pourtant pas arrivé la vieille, mais bien en début de mois.

Pensez à vos gestionnaires de paie en cabinet d’expertise comptable et à vos prestataires de paie.

Les personnes qui travaillent dans ces services sont passionnées.

Elles se retrouvent débordées lorsqu’en pleine période de paie, elles doivent gérer la création et le paramétrage de VOTRE nouveau salarié. Mais également de la dizaine d’autres entrepreneurs qui se sont réveillés en même temps que vous.

Je parle en connaissance de cause ayant exercé ce métier pendant un an et demi.

Ainsi, pour éviter un maximum d’erreurs dans l’établissement de vos bulletins de paie, il est primordial de transmettre ces données le plus tôt possible.

Gardez à l’esprit qu’une erreur dans les bulletins de paie entache votre crédibilité et la confiance accordée par vos salariés.

Pire, cette même erreur peut avoir des conséquences financières importantes. Par exemple, une attribution de coefficient plus élevée que celle prévue dans le contrat de travail pourra entraîner un rappel de salaire…

Anticipez un maximum et transmettez rapidement l’ensemble des éléments à votre prestataire de paie.

9. Ne pas connaitre les aides financières pouvant être appliquées

Le coût du travail est important en France. Alors pourquoi ne pas vérifier que vous ne pouvez pas bénéficier d’allégements de charges ?

• Vous embauchez un alternant en contrat d’apprentissage ?
• Vous embauchez un contrat de professionnalisation ?
• Vous embauchez une demande d’emploi ?
• Vous embauchez une personne en situation de handicap ?
• Vous faites dans une zone d’exonération ?

Vous pouvez bénéficier d’aides financières et d’allégements de charges !

Je vous prépare un article pour connaître l’ensemble des aides financières applicables pour les entreprises de moins de 10 salariés. 

10. Ne pas prévoir l’intégration du salarié

Euh la quoi ?

L’intégration ! Oui, je sais ce mot peut paraître barbare.

Mais connaissez tous ce mot.

Le dictionnaire Larousse donne la définition suivante de l’intégration : « action d’intégrer ; fait pour quelqu’un, un groupe, de s’intégrer à, dans quelque chose ».

Et bien figurez vous que l’intégration ne se limite pas à l’école, le cercle d’amis ou la famille.

Il convient également de procéder à l’intégration du salarié dans sa nouvelle entreprise.

L’intégration : l’étape la plus importante du recrutement !

Une fois le salarié recruté, beaucoup d’entrepreneurs pensent à tort que c’est terminé.

Je dirais plutôt que c’est là que tout commence !

L’intégration est l’étape la plus importante pour fidéliser le salarié.

Selon une étude réalisée par LinkedIn, 4 % des salariés quittent leur entreprise le 1er jour tandis qu’ils sont 22 % lors des 45 premiers jours.

C’est donc une véritable catastrophe pour l’entreprise en terme financier et en terme de temps.

Je n’ai jamais rencontré, pendant mes activités salariées en cabinet d’expertise comptable, un entrepreneur qui ait mis par écrire une procédure d’intégration pour une nouvelle recrue.

Vous avez besoin d’idée l’intégration d’un salarié ? Rendez-vous sur l’article sur blog Comment bien intégrer son salarié avant le jour j.

Qu’est ce que vous pouvez faire concrètement pour intégrer vos salariés ?

L’intégration se prépare en amont de l’arrivée du nouveau salarié.

Différentes étapes sont à prendre en compte :

• avant l’arrivée du salarié ;
• au moment de son arrivée ;
• après la validation de sa période d’essai.

Il convient dans un premier temps de présenter la nouvelle recrue aux différents interlocuteurs de l’entreprise (les collaborateurs, les clients, les fournisseurs…) avant même l’arrivée du nouveau collaborateur. L’objectif est de préparer les différents acteurs à l’intégration d’un nouveau collaborateur afin de savoir notamment s’il n’y a pas des frictions dans l’entreprise.

Vous devez montrer à votre salarié qu’il est attendu, sans quoi il aura l’impression de n’avoir que peu de valeur. Pour à son premier jour de travail :

• saluez le personnellement ;
• organisez un pot de bienvenue ;
• remettez lui le livret d’accueil présentant l’entreprise ;
• présentez lui le planning de sa premier journée ;
• recevez en entretien à la fin de journée.

Pendant la période d’essai du salarié qui peut durer quelques mois, vous devez échanger un maximum avec votre nouvel arrivant afin de savoir si tout se passe bien pour lui. Ces discussions fréquentes vous permettront de savoir comment il se sent dans l’entreprise, comment la relation se passe avec ces collègues et de l’aider lors de difficultés organisationnelles ou relationnelles.

Bien entendu la liste des tâches à effectuer pour bien intégrer l’employeur n’est pas exhaustive. Je vous prépare un article sur Comment intégrer son salarié pour lui donner envie de rester.

Voyez-vous d’autres erreurs que l’on peut faire en tant qu’entrepreneur.e ?

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