compléter une dpae comme un jeu d'enfant

Comment remplir une DPAE comme un jeu d’enfants

Ca y est ! Vous venez de trouver votre candidat idéal.

Vous êtes au ange !

Sauf que la phase recrutement n’est pas finie, il y a tout l’APRES !

Je parle de l’administratif… Oui oui vous commencez à connaitre la chanson.

Bien souvent c’est que vous détestez faire en tant entrepreneurs. Il y a bien d’autres choses à faire pour développer l’entreprise.

Au point que les les formalités administratives peuvent être faites en retard, sont mal remplies ou pire ne sont pas réalisées du tout

L’un des premières choses à faire est de réaliser la DPAE (Déclaration Préalable A l’Embauche).

Peut-être que vous êtes dans une des situations suivantes :

  • Vous avez à recruter votre premier salarié et vous ne savez pas par où commencer ;
  • Votre prestataire est en vacances et vous devez réaliser les formalités d’embauche d’urgence ;
  • Vous et l’administratif, ça fait deux ! (Laissez-moi vous dire tout de même que vous n’êtes pas le seul) ;
  • Vous appréhendez à l’avance à l’idée de réaliser les formalités d’embauche.

Et bien, j’ai la solution pour vous, j’ai rédigé cet article pour vous aider à remplir pas à pas une DPAE en moins de 5 minutes et sans erreur ! Il est très très complet, vous n’aurez donc pas de difficulté à compléter votre première DPAE en suivant ce guide.

Sans plus tarder commençons tout de suite par définir ce qu’est une DPAE. Sinon comment pourrez vous savoir la remplir ?

Qu’est ce que la DPAE ?

La DPAE c’est la Déclaration Préalable À l’Embauche qui est à compléter dans les 8 jours précédant la date prévisible d’embauche du salarié.

Il va permettre de déclarer votre salarié mais également de vous faire connaitre en tant qu’employeur auprès de 5 organismes : la CPAM, la CARSAT, le service de santé au travail, Pôle Emploi, l’URSSAF.

C’est un formulaire obligatoire.

 

En conséquence, vous vous exposez à d’énormes conséquences si vous ne produisez pas ce document. Voici les sanctions, si vous êtes employeur et que vous ne réalisez pas cette déclaration, d’après l’URSSAF :

  • des sanctions civiles : régularisation des cotisations Urssaf,
  • des sanctions administratives : pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti,
  • des sanctions pénales : l’absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié.

Ce n’est pas terminé ! Le pire reste à venir ; être condamné par le Tribunal Correctionnel, vous encourez les peines cumulatives suivantes:

  • 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement si vous êtes une personne physique (vous avez une entreprise à votre nom),
  • 225 000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire si vous êtes une personne morale (EURL, SARL, SAS, SASU…).

C’est simple.

Maintenant que vous êtes prévenu, nous allons voir comment bien remplir cette déclaration.

Vous allez voir que ce n’est pas bien compliqué. N’importe qui peut remplir ce formulaire même vos enfants !

C’est un jeu d’enfants !

 

Comment compléter la Déclaration Préalable À l’Embauche rapidement et sans erreur ?

Il y a des informations obligatoires et des informations dites facultatives. Pour avoir une check-list des informations à renseigner, cliquez-ici.

Je vais à présent vous montrer comment compléter la DPAE en ligne.

Vous pouvez également remplir une DPAE papier si vous avez embauché moins de 50 salariés l’année précédente. La démarche reste la même.

Sachez qu’il existe d’autres solutions pour déclarer la DPAE.

 

Étape 1 : Aller sur le site de l’URSSAF

Taper les mots clés : “DPAE URSSAF” dans la barre de recherche.

Cliquer sur le premier site qui s’affiche : https://www.due.urssaf.fr/. En fonction de l’ordre ou des mots clés choisis, il se peut que ce ne soit pas le premier site qui s’affiche. Dans ce cas, referez-vous à l’adresse du site mentionné.

 

Étape 2 : Renseigner le numéro SIRET de votre entreprisedpae déclaration en ligne facile

 

Vous ne connaissez que votre numéro SIREN ?

Pas de panique, rendez-vous que le site avis-siren et renseigner votre numéro SIREN qui figure sur votre extrait K-bis.

Vous ne connaissez ni votre numéro SIREN, ni votre SIRET ?

J’ai aussi la solution. Faite une simple recherche de votre entreprise sur société.com.

Suivez les étapes en image ci-après :

  • Taper le nom de son entreprise sur societe.com
  • Cliquer sur le nom de l’entreprise

  • Copier le numéro SIRET à 14 chiffres

Maintenant que vous connaissez votre numéro SIRET, vous pouvez le compléter sur l’Étape 1 via le site de l’URSSAF.

N’oubliez pas de cliquer sur ok !

Nous arrivons à l’étape cruciale : compléter la DPAE !

 

Étape 3 : Compléter la partie sur l’entreprise

Vous arrivez donc sur une page vierge dans le cas où vous déclarer votre premier salarié. 

La DPAE est à produire pour les entreprises françaises c’est-à-dire domiciliées en France et qui embauchent des salariés.

Vous devez compléter obligatoirement les cases vertes mentionnées sur l’image ci-après.

Vous verrez d’ailleurs au moment de valider la DPAE que si une des informations obligatoires manque la déclaration ne sera pas acceptée.

Soyez le plus complet possible sur les informations communiquées. Aidez-vous de votre extrait K-bis ou de votre avis SIREN ou encore de votre fiche sur societe.com comme nous l’avons vu dans l’étape précédente.

  • Code Naf (APE) : c’est un numéro de 4 chiffres suivi d’une lettre (mention obligatoire)
  • Nom ou raison sociale (mention obligatoire)
  • Adresse de l’établissement : mentionner le bâtiment, l’étage et le numéro de l’appartement si besoin (mention obligatoire)
  • Code postal (mention obligatoire)
  • Commune (mention facultative)
  • Urssaf de : il s’agit de renseigner la ville de l’URSSAF dont vous dépendez. Si vous ne la connaissez pas, laisser la case vide (mention facultative)
  • Téléphone (mention facultative)

Les informations sur la “COMMUNE”, sur l’ “URSSAF DE” et sur le numéro de “TELEPHONE” sont des mentions facultatives.

 

Ce qui est super c’est que renseigner les éléments sur l’entreprise n’est à faire qu’une fois, uniquement pour le premier salarié que vous recruter.

Les prochaines fois, en renseignant votre numéro Siret, les informations sur l’entreprise se reporteront automatiquement, M.A.G.I.Q.U.E !

 

Étape 4 : Compléter la partie sur le salarié

Toutes les informations sont obligatoires à l’exception du numéro de Sécurité Sociale et du nom marital.

Vous pouvez vous aider la check-list pour savoir quelles informations urgentes sont à demander à votre salarié.

Faites bien la différence entre le nom de naissance et le nom marital (nom d’une femme mariée)

Un exemple fictif pour bien comprendre cette distinction :

Vous recrutez Madame Caroline DUVAL qui est mariée et qui porte le nom de son conjoint. Son nom de naissance est MARTIN.

À compléter de la façon suivante :

  • Nom de naissance (obligatoire): MARTIN
  • Nom martial (facultatif): DUVAL

Le numéro de Sécurité sociale

Il se peut même que votre salarié n’est pas encore de numéro de Sécurité Sociale car il est mineur ou étranger.

La déclaration sera acceptée sans ce numéro. Ne mettez donc rien si vous ne savez pas (pas besoin de mettre de supposer les numéro, de mettre des 999999…).

D’ailleurs vous constaterez que l’URSSAF, vous met une note concernant le numéro de sécurité sociale : “ne renseigner pas si numéro incomplet. En l’absence de numéro de Sécurité Sociale , une demande d’immatriculation sera transmise à la CPAM.”

Le numéro de département

Dans le cas où votre salarié est né à l’étranger, indiquer le numéro 99.

 

Étape 5 : Compléter la partie sur le contrat

Attention !

C’est le point le plus délicat.

J’espère que vous êtes concentré.

Avant cela un petit récapitulatif en image.

  • Contrat : sélectionner le type de contrat. Vous avez le choix entre trois types de contrat (contrat à durée indéterminée, contrat travail temporaire et contrat à durée déterminée).
  • Date prévisible d’embauche et heure prévisible d’embauche : sont comme leurs noms l’indiquent PREVISIBLES. Pas besoin de vous casser la tête donc si vous ne savez pas exactement si le salarié vient dans 8 jours ou dans 10 jours. Faites juste la déclaration avec les éléments que vous pensez être bon au moment de la déclaration. Cela ne vous sera pas reprocher en cas de contrôle puisqu’un contrôle sera également fait sur le registre du personnel pour valider les informations.

  • Durée de la période d’essai : pour le contrat CDI ou CDD de plus de 6 mois, la période d’essai doit être remplie avec une valeur positive. Renseigner donc le nombre de jours !

  • Service de Santé au Travail : Pour la partie Service de Santé au Travail vous trouverez une liste déroulante. Choisissez seulement le service de santé auquel vous êtes adhérent. Cet élément permet juste de transmettre la déclaration au Service de Santé et de programmer la visite médicale d’embauche.

Si vous n'avez pas encore choisi de service santé, il est grandement temps de s'activer. Sélectionner le premier service. Vous pourrez faire la modification du Service de Santé lors de la DPAE de vos prochains salariés.

Vous arrivez à la fin de la déclaration de la DPAE !

Je vous l’avez dit, un jeu d’enfant non ?

Il ne vous reste plus qu’à valider la DPAE.

 

Étape 6 : Vous recevez un accusé de réception

Une fois que vous validez la DPAE, un accusé de réception apparaitra. Pensez à l’enregistrer sous format PDF et à remettre un exemplaire à votre salarié. Je vous conseille de lui envoyer par mail afin de garder une trace.

Si vous réalisez cette déclaration en retard c’est à dire après l’arrivée du salarié, vous aurez un message vous indiquant que vous avez produit le document hors délai.

Vous vous posez d’autres questions sur la DPAE, rendez-vous plus bas dans l’article où je vous en dis plus.

 

 

Ce que vous devez savoir en plus sur la DPAE

Maintenant que vous savez comment compléter la DPAE, il reste quelques points qu’il faut que nous abordions.

 

Quand établir cette formalité ?

La DPAE est à compléter les 8 jours avant l’embauche.

Ça, c’est la règle que l’on peut trouver notamment sur le site de l’URSSAF

Dans les faits, la DPAE est à remplir dans les 8 jours précédents l’embauche. Ce petit mot rajouté change tout.

Vous pouvez faire cette déclaration avant l’embauche du salarié. Soit la veille pour le lendemain.

Exemple : votre salarié doit commencer le 9 juillet à 8h. La DPAE peut être fait au plus tôt le 1er juillet et au plus tard le 9 juillet à 7h59.

 

Qui est concerné par la DPAE ?

Tous les salariés et tout type de contrat sont concernés par cette déclaration (CDD, CDI, contrat saisonnier, CDD de chantier, contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation…).

L’employeur est dispensé de déclaration auprès de l’URSSAF pour les personnes suivantes :

  • le salarié qui est en contrat successif sans interruption dans le même établissement et dont la DPAE a déjà été produite pour le précédent contrat. (Attention, si votre salarié a terminé son contrat le 31 décembre et est embauché le 5 janvier en CDI, vous devez produire une DPAE. Les contrats sont bien successif mais interrompu d’une période de plusieurs jours.)
  • le stagiaire ;
  • les adhérents au titre emploi service entreprise (TESE), au chèque emploi associatif (CEA).

Je vous explique dans le podcast @mafuturerecrue pourquoi vous ne devez pas établir vos bulletins via le TESE.

 

 Questions/Réponses ?

Je réponds aux principales questions que vous pouvez vous posez après avoir effectué la DPAE.

Mon salarié a commencé à travailler mais je n’ai pas fait la DPAE. Que dois-je faire ?

Vous auriez du la faire avant l’arrivée de votre salarié. 

La réponse est simple : faites la immédiatement ! Je vous rappelle que la DPAE est obligatoire.

Au moment de la réception de la DPAE, vous aurez un message vous informant que vous l’avez produite hors délai.

Faites attention, la prochaine fois et pensez à anticiper un maximum. Dès que vous savez que vous recrutez le salarié et que vous connaissez la date de début de son contrat, faites la DPAE.

 

Finalement, mon salarié ne vient plus. Dois-je annuler la DPAE ?

Pas besoin d’annuler la DPAE en envoyant un courrier ou un mail à l’URSSAF. Il s’agit uniquement une Déclaration Préalable dans laquelle vous avez mentionné une date prévisible d’embauche. Ce qui veut bien dire que l’embauche n’est pas sure et certaine.

 

 

J’ai fait une erreur de manipulation et je n’ai pas enregistré l’accusé de réception de la DPAE. Dois-je en refaire une autre ?

Si vous avez vu le message de confirmation de la DPAE, c’est que vous l’avez bien déclaré. N’essayez donc pas de refaire une autre DPAE pour le même salarié, l’URSSAF l’a rejettera, en vous précisant que la déclaration a déjà été faite.

En revanche, vous pouvez récupérer la déclaration de façon informatique.

Voici comment faire :

  • Vous devez avoir un compte URSSAF. Vous devez demander l’accès informatique en envoyant un mail à l’URSSAF via votre espace personnel. Quelques heures ou quelques jours après cette demande, vous pourrez récupérer la copie informatiquement.
  • Peut-être votre compte est-il relié à celui de votre expert-comptable ou de votre prestataire de paie. Dans ces conditions, demandez directement à ce que votre prestataire afin qu’il récupère l’accusé de réception de la DPAE et vous l’envoie.

  • Si vous n’avez  pas un compte URSSAF, créer en quelques clics. Pour cela, rendez-vous sur le site de l’URSSAF.

N’oubliez pas également de communiquer un double de la DPAE à votre salarié.

 

Que faire si la date d’embauche (ou l’heure d’embauche) n’est plus exacte ?

La date d’embauche n’a pas à être exacte. Je vous rappelle que vous avez renseigné la date prévisible d’embauche. Ne faites rien de plus. Votre DPAE a été faite dans les délais, c’est parfait !

 

Que faire si je me suis trompé dans un des éléments de la DPAE (notamment une faute de frappe) ?

Vous pourrez modifier la DPAE uniquement si vous avez fait une faute de frappe sur le nom ou le prénom du salarié en question. L’URSSAF aura déjà une DPAE au nom du salarié en question.

Essayer de refaire la DPAE pour corriger les informations, si cela ne fonctionne pas, envoyer un mail à l’URSSAF avec les informations à modifier et garder-en une copie dans le dossier du salarié.

 

Conclusion

La DPAE est une formalité obligatoire a réalisé dans les 8 jours précédant l’embauche du salarié. Pensez à anticiper cette démarche afin d’établir la déclaration dans les délais. Vous n’avez peut-être pas le temps en tant que chef d’entreprise de réaliser ces démarches. Et bien déléguez cela à votre secrétaire (en lui montrant le présent article) ou à votre prestataire de paie.

La déclaration en ligne est le meilleur moyen pour centraliser l’ensemble des démarches. Pour cela, rendez-vous sur le site de l’URSSAF et créez vous un espace dédié.

Télécharger la check-list pour ne pas oublier les informations essentielles à l’établissement de la DPAE. 

Avez-vous réussi à établir votre DPAE avec cet article ? Souhaitez-vous d’autres articles de ce type ?

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Emmanuelle est consultante RH spécialisée dans les TPE et mentor auprès d’étudiants en RH. 

Elle aide les entreprises a mieux recruter et à mieux gérer leurs salariés en les accompagnant individuellement pas à pas.

Pour se faire, elle a développé une approche transversale en s’interessant aux ressources humaines de façon générale mais également à la gestion de la paie, au droit social, à la communication, à la psychologie ou encore au marketing.

Emmanuelle Chegrane

Consultante rh

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