Le solde de tout compte – le guide complet des entrepreneurs

Le solde de tout compte – le guide complet des entrepreneurs

Le contrat de travail de votre collaborateur vient de se terminer. Les démarches administratives ne sont pourtant pas achevées. Il convient donc d’établir le solde de tout compte, dernière démarche légale.

Dans cet article, je réponds donc à une multitude de questions que les entrepreneurs se posent sur le solde de tout compte. A la suite de sa lecture, le solde de tout compte n’aura plus de secret pour vous.

Qu’est-ce que le solde de tout compte ?

Le solde de tout compte correspond à un ensemble de documents qui doivent être remis lors du depart d’un salarié suite à la rupture de son contrat de travail.

A savoir que le solde de tout comprend quatre éléments :

  • certificat de travail
  • reçu de solde de tout 
  • attestation pôle emploi (ou attestation de Contrat de Sécurisation Professionnelle pour les collaborateurs ayant accepté la CSP lors d’un licenciement économique)
  • dernier du paie de bulletin

A quoi sert le solde de tout compte ?

Il permet au collaborateur de percevoir ses allocations chômage versées auprès de Pôle Emploi, de prouver les fonctions occupées pour un autre emploi, de valider les sommes reçues au titre du solde de tout compte notamment en cas de contestation.

Quand remettre le solde de tout compte ?

Le solde de tout compte est quérable et non portable. Ce qui signifie que l’employeur a l’obligation d’informer le collaborateur de son établissement. En aucun cas, l’employeur n’a l’obligation de lui envoyer ce dernier.

En revanche, il doit le tenir à sa disposition en entreprise le dernier jour du contrat du collaborateur.

Il est fortement conseillé de lui envoyer une trace écrite par lettre, mail ou même SMS afin de l’informer que le solde de tout est prêt et tenu à sa disposition en entreprise.

Quels sont les documents à remettre dans le cadre du solde de tout compte ?

Il existe 4 documents à remettre au collaborateur à la fin de son contrat :

  • le certificat de travail
  • le reçu de solde de tout compte
  • l’attestation pôle emploi (ou le contrat de sécurisation professionnelle)
  • le dernier bulletin de paie

1. Certificat de travail

Voici un exemple de certificat de travail :

[Nom, adresse, raison sociale, siège social de la société]
La société [nom de la société] certifie que [nom et prénom du salarié] demeurant à [adresse du salarié] a travaillé en tant que [nature du ou des postes occupés] du [date de prise du poste] au [date de fin d’occupation du poste] .
[Nom et prénom du salarié] et ses ayants droits bénéficient du maintien à titre gratuit des garanties frais de santé et des garanties de prévoyance jusqu’au [date de fin des droits du salarié et de ses ayants droits] dans les conditions prévues à l’article L. 911-8 du code de la sécurité sociale.
Fait à [lieu] , le [date]
[Signature]

Source : service public


Le certificat de travail doit être fait en un exemplaire et remis au collaborateur.

2. Reçu de solde de tout compte

Le reçu de solde de tout compte est édité en deux exemplaires dont à remettre au collaborateur.

Vous pouvez cliquer ici pour voir un modèle de reçu de solde de tout compte.

3. Attestation Pôle Emploi

L’attestation Pôle Emploi comme son nom l’indique est destinée à Pôle Emploi.

L’attestation doit notamment mentionner certaines informations suivantes :

  • l’identité de l’entreprise
  • l’identité et la qualification du salarié
  • le motif de la rupture du contrat de travail
  • la durée du contrat
  • le montant des rémunérations des 12 derniers mois précédant la fin du contrat de travail

4. Attestation de Contrat de Sécurisation Professionnelle

Lorsqu’un collaborateur est licencié pour motif économique, il a la possibilité d’accepter un contrat de sécurisation professionnelle. Il lui donne la possibilité de percevoir davantage d’indemnités de chômage pendant une période de 12 mois.

Si le salarié accepte le contrat de sécurisation professionnelle, dans ces conditions l’employeur ne remet pas d’attestation Pôle Emploi mais une attestation de contrat de sécurisation professionnelle.

Lors de l’acception du Contrat de Sécurisation Professionnelle, le salarié perçoit l’indemnité de licenciement.

Quant à l’employeur, il devra verser une contribution au financement de l’allocation de sécurisation professionnelle (pour les salariés justifiant de 1 an ou plus d’ancienneté dans l’entreprise). Ce montant correspondant à l’indemnité conventionnelle ou contractuelle de préavis (charges sociales, patronales et salariales comprises), dans la limite de trois mois, qui aurait été versée si le salarié n’avait pas accepté le contrat de sécurisation professionnelle.

5. Dernier bulletin de paie

Le dernier bulletin de paie est le bulletin du dernier mois du contrat indépendamment si le collaborateur a travaillé.

Quelles sont les mentions obligatoires sur le solde de tout compte ?

Certificat de travail

Le certificat de travail comporte un certain nombre d’éléments obligatoires :

  • Identité de l’employeur et du salarié ;
  • Dates d’entrée et de sortie du salarié ;
  • Nature du ou des emplois successivement occupés ;
  • Périodes d’emploi occupé ;
  • Maintien gratuit de la couverture santé et de prévoyance pendant toute la période de chômage si le salarié en bénéficiait ;
  • Lieu de la remise du certificat de travail et la date ;
  • Signature de l’employeur ;

Reçu de solde de tout compte

Le reçu pour solde de tout compte est un document récapitulatif qui fait l’inventaire de l’ensemble des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat. Les mentions devant figurer sur le document sont les suivantes :

  • L’ensemble des sommes dues au titre de l fin du contrat (salaire, primes, indemnités de rupture du contrat…)
  • La mention selon laquelle le reçu pour solde de tout compte est établi en double exemplaire (dont l’un est remis au salarié)

Autres documents

L’attestation Pôle Emploi, l’attestation de Contrat de Sécurisation Professionnelle ainsi que le dernier bulletin de paie ne présentent pas de mentions obligatoires.

Le salarié peut-il contester le solde de tout compte ?

Il y a deux cas de figure qui se présentent si le salarié à signer le solde de tout compte ou s’il ne l’a pas signé. Dans ces conditions, le délai de contestation des sommes versées au collaborateur peuvent varier.

Le salarié a signé le solde de tout compte

Le salarié dispose d’un délai de 6 mois après la date de signature pour contester les sommes perçues lors du solde de tout compte.

Dans le cas où le recours porte sur des sommes non mentionnées sur le reçu de solde de tout compte, le salarié dispose alors de 3 ans après la signature pour contester les sommes.

En tant qu’employeur, vous pouvez réclamer à votre ancien collaborateur le trop versé dans un délai de 3 ans.

Le salarié n’a pas signé le solde de tout compte

Le délai de contestation varie en fonction des sommes mentionnées sur le reçu entre 1 an et 3 ans.

  • 1 an si le montant concerne la rupture du contrat,
  • 2 ans si cela concerne l’exécution du contrat de travail,
  • 3 ans pour tout ce qui relève des salaires.

Comme lorsque le salarié a signé le solde de tout compte, en tant qu’employeur, vous pouvez réclamer à votre ancien collaborateur le trop versé dans un délai de 3 ans.

Comment est calculé le solde de tout compte ?

Le reçu pour solde de tout compte reprend l’ensemble des sommes versées au salarié lors de la rupture de son contrat de travail. Il est primordial détail précisément les montant en fonction de chaque poste. 

Parmi les sommes qui sont susceptibles d’être dues au salarié au titre du solde de tout compte, il convient de citer :

  • Le salaire de base
  • Les absences
  • Les différentes primes (prime d’ancienneté, prime de 13ème mois, exceptionnelle);
  • L’indemnité de congés payés et/ou l’indemnité compensatrice de congés payés ;
  • L’ indemnité de licenciement, de départ à la retraite, de rupture conventionnelle

Quelles sont les salariés concernés par la remise du solde de tout compte.

Tous les salariés disposant d’un contrat de travail sont concernés par la remise du solde de tout compte.Exemples de collaborateurs concernés par le remise du solde de tout compte :

  • les CDI, les CDD ;
  • les collaborateurs en départ à la retraite ;
  • les collaborateurs en contrat d’alternance et de professionnalisation ;

A l’inverse, les stagiaires ne reçoivent pas de solde de tout compte bien qu’ils peuvent avoir un bulletin de paie.

Quand doit-on payer le solde de tout compte ?

Dans la mesure où le solde de tout compte doit être remis au salarié au plus tard le dernier jour de travail, le paiement doit être effectué lors du dernier jour du contrat. Le paiement peut être effectué par tout moyen chèque ou virement.

A noter que le mode de paiement peut changer pour le dernier mois. 

Quelles sont les sanctions en cas de remise tardive du solde de tout compte ?

En cas de non remise ou remise tardive du solde de tout compte composé du reçu du solde de tou compte, du certification de travail, de l’attestation Pôle Emploi et du dernier bulletin de paie, l’ancien collaborateur peut-être condamné à une contravention pour le certificat de travail et l’attestation Pôle Emploi

Vous serez également tenu de verser au salarié des dommages-intérêts.

Si vous avez d’autres questions, je vous laisse me les partager en commentaires afin que je puisse vous répondre.

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