Le registre unique du personnel est un document qui permet l’identification des salariés de chaque établissement de l’entreprise. Chaque entreprise en possède un moins un (ou plusieurs s’il y a plusieurs établissements). Il est fait des documents administratifs à compléter par l’entreprise au même titre que le contrat de travail ou la DPAE par exemple. Vous pouvez retrouver l’article qui vous explique pas-à-pas comment remplir la DPAE.
Dans la pratique, votre cabinet d’expertise comptabilité ou prestataire de service ne s’occupera pas de cette formalité. Il vous revient en tant qu’employeur de mettre en place les formalités administratives en lien avec le registre du personnel.
Découvrez tout de suite 10 points sur le registre du personnel afin de ne plus faire l’impasse dessus.
#1 Avoir un registre unique du personnel
Le registre unique du personnel est un élément obligatoire à avoir au sein de l’entreprise dès lors que vous recrutez. Il doit être présenté de façon systématique lors d’un contrôle URSSAF ou de l’inspection du travail.
Je vous invite donc à vous munir d’un registre du personnel car son absence donne droit à une amende maximum de 750 euros.
#2 Penser à actualiser le registre
Lors de chaque arrivée d’une nouvelle recrue, l’un des premiers réflexes administratif est de l’inscrire dans le registre unique du personnel.
La non-mise à jour du registre du unique du personnel entraine également une amende de 750 euros par salarié non inscrit.J’ai déjà vu plusieurs entreprises qui ont dû en urgence compléter le registre du personnel suite à un contrôle URSSAF.
Le meilleur moyen est donc d’inclure dans votre rétro-planning d’intégration cette action dès le recrutement d’un collaborateur.
#3 Noter toutes les informations obligatoires sur le registre
Les informations doivent être complétées avec le plus de précisions possibles sur votre collaborateurs tels que le nom, le prénom, la date de naissance, la nationalité, l’emploi, le type de contrat de travail…
Les mentions à notifier dans le registre unique du personnel sont les suivantes :
- nom
- prénom
- nationalité
- date de naissance
- sexe
- emploi
- qualification
- dates d’entrée
- date de sortie
- type de contrat
- type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail pour les travailleurs étrangers non européens
- les mentions particulières : mention « salarié temporaire » ainsi que nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire pour les salariés temporaires, mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que dénomination et adresse de l’employeur pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, mention « salarié à temps partiel » pour les salariés à temps partiel, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation » pour les alternants
Pas d’inquiétude, il vous suffit de compléter le registre unique du personnel dans lequel les colonnes et les informations sont déjà prédéfinies.
Au même titre que l’absence de registre ou sa non-tenue, les mentions incomplètes ou erronées sont sanctionnées par une amende d’un montant maximum de 750 euros.
#4 L’inscription se fait dans un ordre chronologique
Les entrées des collaborateurs doivent être renseignées par ordre chronologique. Cette étape est primordial notamment en cas d’inspection. C’est un des moyens qu’à trouver l’administration pour contrôler le travail illégal. La cohérence est donc de mise.
A noter également qu’à chaque fin de contrat, la date de sortie doit être mentionnée pour le collaborateur concerné. Cela s’applique également en cas de changement de contrat. Il faudra enregistrer chacun de ces mouvements sur une nouvelle ligne du registre.
Par exemple, lorsqu’un salarié signe un CDI dans la même entreprise alors qu’il était jusqu’à prendre en CDD, le registre du personnel doit à nouveau être complété en mentionnant une date de sortie et l’inscription d’une nouvelle ligne. Il y aura donc deux lignes dans le registre du personnel pour le même collaborateur.
#5 Tenir le registre unique du personnel indélébile
Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre comme le précise le Code du Travail « l’employeur peut utiliser d’autres moyens que le support papier, ces moyens doivent offrir des garanties de contrôles équivalentes au support papier ». Aussi en tant qu’employeur vous pouvez opter pour un support papier ou un support informatisé.
Les informations doivent toutefois être inscrite de façon indélébile de telle sorte à ne pas être effacée.
Le logiciel de paie tient également un registre du personnel. J’attire votre attention sur plusieurs points concernant sa tenue :
- le logiciel de paie ne fait pas figurer les stagiaires non-rémunérés, ni les intérimaires
- le logiciel de paie ne conserve pas les salariés qui ont quitté l’entreprise
- si vos paies sont tenues par un cabinet d’expertise comptable ou un prestataire de paie, alors en cas de changement de prestataire, votre registre du personnel ne sera plus tenu. Vous pouvez perdre l’ensemble des informations
Je vous recommande donc de privilégier le support papier et de faire des sauvegardes informatiques de votre registre unique du personnel de façon numérique.
#6 Inscrire les stagiaires dans une partie spécifique
Tout comme pour une nouvelle embauche, lorsque vous accueillez un stagiaire, vous devez penser à l’inscrire dans le registre du personnel dans la partie dédiée aux stagiaires.
L’ensemble des stagiaires rémunérés ou non doivent être renseignés dans le registre du personnel.Pour ne pas créer la confusion entre la partie salarié et la partie stagiaire, vous pouvez acheter une deuxième registre du personnel spécialement dédié à vos stagiaires.
Toujours est-il que depuis la loi du 10 juillet 2014, le registre unique du personnel doit comporter une partie réservée aux stagiaires.
#7 Annexer les déclarations de détachement
Lors de l’accueil d’un salarié détaché, l’annulation de la déclaration de détachement au registre est obligatoire.
Cette déclaration est à effectuer auprès de l’inspection du travail par l’entreprise étrangère qui souhaite détacher du personnel en France.
Cette copie doit également être rendue disponible auprès des délégués du personnel, aux fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du Code du Travail et du Code de la Sécurité Sociale.
#8 Tenir un registre par établissement
Le registre du personnel est obligatoire non pas au siège de l’établissement mais dans chaque établissement. En résumé, si l’entreprise a plusieurs établissements, vous devez tenir un registre du personnel pour chaque établissements.
#9 Tenir ce document à disposition des représentants du personnel
L’inspection du travail ou l’URSSAF ne sont pas les seules à pouvoir demander à consulter le registre du personnel.
Les délégués du personnel de l’entreprise ou les membres du comité social et économique peuvent aussi demander à le voir. Un refus exposant l’employeur à une amende.
#10 Conserver le registre 5 ans
Les mentions notées dans le registre unique du personnel sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le stagiaire ou le salarié a quitté l’établissement.
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