déléguer efficacement

Comment réussir l’externalisation en entreprise ?

Lorsque l’on vient de créer son activité, on a souvent envie de tout mener de front. Pourtant, une bonne organisation d’entreprise passe nécessairement à un moment ou un autre, par une sous-traitance partielle.

Oui, mais comment réussir l’externalisation en entreprise ?

Si vous ne savez pas encore ce que cela signifie ni comment déléguer, cet article est fait pour vous!Voyons ensemble dans quelles mesures, confier certaines missions à des tiers, peut s’avérer bénéfique.  

Externalisation : définition 

Vous êtes un entrepreneur débutant ? Vous n’avez peut-être pas encore entendu parlerdu mot « externaliser » ? Pas d’inquiétude, voyons ensemble son explication. Derrière ce mot se cache en réalité, unconcepttrès puissant qui peut vous aider à augmenter votre chiffre d’affaires, tout en vous facilitant la vie.

Déléguer, outsourcer, signifie avoir recours à une autre personne pour se décharger de la gestion d’une partie de votre activité.  

De prime abord, ce terme peut parfois effrayer les entrepreneurs, pourtant sa mise en place est relativement simple et propose de nombreux avantages pour l’amélioration de l’organisation d’entreprise. 

Une fois la théorie exposée, vous vous demandez à présent comment réussir l’externalisation en entreprise ? Par quels moyens, qui recruter, quand le décider, je vous dis tout sur le sujet, pour que vous en retiriez à votre tour tous les bénéfices !

Si vous recrutez pour la première fois, je vous invite à lire mon dossier complet pour vous accompagner pas à pas !

Pourquoi externaliser une partie de votre activité ?

La première réponse est : le gain de temps bien sûr. Il constitue la ressource la plus inestimable dont nous disposons.

Bien plus précieuse que l’argent… 

Si l’on perd de l’argent, il est possible d’en trouver à nouveau. Lorsque l’on perd du temps, on ne le récupère jamais. L’exécution des formalités administratives ou comptables sont des missions extrêmement chronophages.

Même si elles sont importantes à effectuer, en réalité peu de gens apprécient de s’en occuper. Pire, beaucoup d’entre nous n’en ont pas les compétences. Il faudra alors comprendre comment les réaliser. Cela représente une perte de temps encore plus grande, sans compter le risque de faire des erreurs, sila manière de faire n’estpas la bonne. 

Confier à un tiers votre comptabilité permet de décharger ce poids de vos épaules et d’éviter des maux de têtes superflus. Certaines personnes ont les compétences pour réaliser ces opérations et effectueront cela rapidement.

Pendant ce temps, vous pourrez vous occuper de domaines qui vous intéressent plus, sur lesquels vous avez les connaissances, et à plus forte valeur ajoutée.

Externaliser permet donc de vous concentrer sur ce qui fera progresser votre société sur le marché, pour aller à la conquête de nouveaux clients par exemple. 

En vous concentrant sur ce qui compte vraiment pour faire avancer votre établissement, votre chiffre d’affaires sera impacté de manière positive. Finalement, il s’agit de savoir établir les priorités. 

  • Ce que vous pouvez éventuellement faire, 
  • ce que vous savez faire, 
  • ce que vous voulez réaliser pour développer votre business. 

Faire la distinction entre pouvoir, vouloir et savoir est la première étape pour viser la pérennité. 

La charge mentale de l’entrepreneur : on en parle 

Connaissez-vous la charge mentale, aussi appelée charge cognitive ? Plutôt employé pour les femmes, ce concept n’épargne pourtant pas les hommes. Il regroupe tout ce qui concerne la bonne gestion du foyer, en plus d’un travail et des autres activités, menées par une femme durant sa journée. Ces dernières parlent alors d’une « double-journée », car elles se retrouvent sur tous les fronts :ne pas oublier les activités des enfants, faire les courses, envoyer un message à une collègue ou encore rendre un dossier. Autant de choses à penser du côté personnel et professionnel qui encombrent l’esprit. Cette charge mentale existe aussi dans le milieu de l’entrepreneuriat.

Sans que vous en soyez forcément conscient, les différentes tâches à effectuer pour une bonne organisation d’entreprise, en plus de toutes les autres activités quotidiennes, constituent une charge mentale. 

Le meilleur moyen de réduire la charge mentale au sein d’un foyer est de répartir les différentes actions entre les membres de la famille. Dans votre cas, déléguer est le meilleur moyen d’alléger votre surcharge mentale. 

Des applications pour une meilleure gestion du temps 

Peut-être n’êtes-vous pas encore conscient du temps perdu pour certaines tâches liées à votre société. Si vous possédez un smartphone, installez une application comme « Toggl » ou « Be Focused ». Très utiles, elles servent à analyser le temps passé durant votre journée pour chaque activité. De cette façon, vous pouvez traquer les mauvaises habitudes dans votre routine et repenser le fonctionnement de votre planning. Si ces outils demandent un petit temps d’adaptation afin d’être correctement utilisés, ils vous permettront ensuite de gagner rapidité et efficacité.

Organisation d’entreprise : quand déléguer ? 

Comment savoir si le moment est venu pour déléguer ? Pour une bonne organisation d’entreprise, il est essentiel de savoir déterminer les moments propices à chaque étape. Si votre affaire est créée depuis quelques mois, cela peut être déjà le bon moment pour outsourcercertaines missions. 

Afin de déléguer au bon moment (et en connaissance de cause), voici quelques questions à vous poser au préalable :

  1. Quelles sont mes compétences et mes connaissances ?
  2. Quelle valeur unique mes compétences apportent-elles ?
  3. Quelles sont les tâches à effectuer pour leur pérennité ? 
  4. Si j’adopte une vision à long terme, que dois-je accomplir pour développer mon business ?
  5. Quelles obligations me font perdre du temps, de la motivation et de l’énergie ? 

Important : notez en détail vos réponses à ces questions. Ainsi, vous pourrez déterminer avec précision ce que vous devez accomplir pour votre établissement et ce que vous souhaitez déléguer.

Par exemple, dès le lancement de votre business vous aurez sans doute besoin d’un logo ou d’un site web avec une bonne identité graphique. Bien sûr, vous pensez sans doute devoir (et pouvoir) faire cela tout seul. Pourtant, de nombreuses personnes expertes dans ce domaine proposent de s’en occuper à votre place. 

À qui confier les missions ?

Il existe 3 types de personnes pouvant avec lesquelles vous pouvez instaurer un outsourcing :

  • Le salarié que vous avez recruté ;
  • Le prestataire ;
  • Le freelance. 

Le fait de recruter et employer une personne coûte cher et ce n’est pas toujours possible. Le prestataire peut être un bon moyen pour mandater différentes obligations.

Les prestataires de services peuvent être rapides et efficaces pour gérer de nombreuses problématiques, sociales, informatiques ou administratives. Ils ont en général des charges d’un point de vue salarial et également pour leurs locaux, de facto cela peut se retrouver dans le prix final. Faire appel à un freelance est aussi une bonne solution. Les indépendants sont souvent très qualifiés dans un ou plusieurs domaines de compétences. 

Où trouver une personne pour effectuer ces missions ?

Différentes solutions s’offrent à vous pour faire appel à des personnes extérieures à votre entité.

1/ Les annonces  

Vous pouvez publier des annonces, dans la presse, sur les réseaux sociaux et sur les sites dédiés. 

A ce sujet, si vous réalisez vos premiers pas en tant que recruteur, je vous invite à écouter attentivement le podcast de Ma Future Recrue qui traitre de comment écrire une offre d’emploi attractive.

2/ Le réseau professionnel

Votre carnet d’adresses peut également vous aider à trouver la personne qui vous assistera. Pensez égalementaux réseaux sociaux professionnels, l’un de vos clients ou une connaissance a peut-être dans sa liste de contact la personne de confiance que vous recherchez. 

Le bouche-à-oreille peut aussi fonctionner, un ami, un membre de votre famille vous recommandera peut-être la personne qu’il vous faut pour créer votre nouveau site web ou gérer une formalité administrative. 

3/ Internet et plateformes dédiées

Pour trouver un freelance, un prestataire ou recruter un salarié, internet est l’outil le plus puissant à votre disposition. 

De très nombreuses plateformes existent et permettent de sélectionner (selon vos critères) un ou plusieurs candidats. À vous ensuite d’échanger avec ces personnes et de faire votre choix. Des plateformes comme Malt, Fiverr, Upwork sont particulièrement connues. Vous trouverez des rédacteurs web, des graphistes, des assistants administratifs et des experts dans des domaines très variés. Cela permet de repérer la personne qui saura répondre à vos besoins. 

Vous pouvez avoir accès aux avis de clients précédents, aux portfolios et aux compétences particulières, comme la connaissance d’un logiciel ou la pratique d’une langue vivante peu commune. 

Si vous souhaitezapprofondir vos recherches sur cesplateformes, tournez-vous en direction de Humaniences, Online Jobs, Codeurs ou encore 99 designs. 

Ce dernier fonctionne sous forme de concours. Vous postez les consignes de ce que vous souhaitez obtenir (logo, bannière ou tout autre produit graphique) et les différents experts peuvent vous faire une proposition. À la fin, vous validez le résultat qui vous séduit le plus et payez pour celui-ci. 

C’est idéal pour avoir un large choix même lorsque l’on ne dispose pas d’un grand budget.

4/ Employer un stagiaire

Une autre possibilité pour une organisation d’entreprise efficace serait d’employer un stagiaire. Il est préférable que votre business ait déjà un peu vécu avant de décider d’accueillir l’un stagiaire. Pour une période de moins de 2 mois, il y a une possibilité de proposer un stage non rémunéré. 

Je déconseille ce choix, car cela est démotivant pour les candidats. Je pense qu’un partenariat (même avec un stagiaire) doit être « donnant-donnant ». Cette personne vous offre la possibilité de vous aider au quotidien à gérer votre activité. Une célèbre locution que vous avez sans doute déjà entendue dit que « tout travail mérite salaire », de votre côté, il est donc logique de lui offrir une compensation. 

J’ai interviewé, Sullimane un millenials qui est revenu sur ses expériences en tant que stagiaire. Pour écouter le podcast, c’est par ici.

Comment réussir l’externalisation en entreprise ?

Lorsque nous entendons parler d’externalisation, nous avons tendance à freiner des deux pieds, car nous sommes nourris par des préjugés. 

  • Cette personne pourrait-elle vraiment m’aider ?
  • Je n’ai pas les moyens !
  • Puis-je faire confiance à ce freelance/ce prestataire/ce stagiaire ?
  • Si le travail est mal fait, ce sera du temps perdu !

Ce sont des questions et interrogations légitimes lorsque l’onmissione quelqu’unpour la première fois. Faire confiance à un inconnu peut être difficile, mais personne n’a dit que vous deviez laisser les clefs de votre établissement à cecollaborateurdès le premier jour. 

J’ai établi 4 niveaux de délégation. Ainsi vous lâchez prise en douceur, sans perdre le contrôle.

Ces derniers vont vous permettre de doser le contrôle sur une tâche effectuée par rapport à la confiance donnée. Il est important de préciser que ces 4 niveaux de délégation sont à utiliser à chaque nouvelle mission. Par exemple, si vous demandez à votre stagiaire d’écrire un mail et de vous écrire un compte rendu, ces deux opérations seront différentes et mériteront donc de nouveau de passer par les différentes étapes d’externalisation. 

  1. « Donne-moi tes suggestions concernant ce sujet et je trancherais » ;
  2. Vous connaissez mieux ou bien les compétences de la personne, « fais ceci et tiens-moi au courant de la progression » ;
  3. « Accomplis ce travail et après vérification, je valide »
  4. « Occupe-toi de cette tâche du début à la fin, je ne contrôle pas, je te fais entièrement confiance ».

Cette façon de sous-traiter de manière progressive vous permet de mieux cerner les compétences d’une personne, ses forces et les situations plus complexes concernant votre collaborateur. 

Gérer un collaborateur à distance

Le fait de proposer une mission à un freelance peut sembler compliqué au point de vue de sa mise en place. Cette personne travaillera sans doute à distance et le fait de ne pas pouvoir continuellement échanger et constater l’avancée du projet peut vous inquiéter. Pourtant, le télétravail est de plus en plus pratiqué. 

Les équipes collaborent d’un bout à l’autre du pays, ou parfois du monde, sans jamais se rencontrer physiquement. Les façons de vivre et de travailler évoluent, c’est un fait! Heureusement, de nombreux outils voient le jour pour faciliter le partage de documents et les différents échanges professionnels. 

Outils pour le travail collaboratif

Si une boîte email peut être suffisante pour échanger au quotidien, différents outils permettant de travailler en collaboration existent. 

« Trello », permet de s’organiser efficacement. Créez des tableaux pour gérer vos projets professionnels ou personnels, tout s’affiche facilement et offre à une équipe une collaboration pratique. « Facebook Workplace » peut aussi être utile pour se répartir les tâches. « Slack » est très utilisé aussi bien par les amateurs de jeux en réseaux que les équipes qui travaillent à distance. Vous pouvez échanger des messages et des documents. Utilisez Skype, WhatsApp ou votre application favorite de vidéoconférence pour discuter de vive voix avec vos collaborateurs.

Travailler sur le même document simultanément 

Le traitement de texte Word, qui est le plus populaire, permet de commenter le travail d’un coéquipier, vous pouvez dire à votre bras droit ce qui vous plaît dans un document ou ce qui mérite une amélioration. Word est en passe de perdre sa place de leader des traitements de texte face à la firme Google. Le Drive permet de gérer tous vos documents où que vous soyez, grâce à une simple connexion internet. Créez un Google docs pour écrire un texte, une Google Sheet pour une feuille de calcul ou utilisez Google Slides pour travailler à plusieurs sur un diaporama et en même temps. 

Établir une procédure de travail

Pour que tout se passe aumieux dans votre relation avec un collaborateur externe, envisagez de créer une procédure qui sera une feuille de route commune. Cette méthodologie de travail pourra servir de mode d’emploi ou de guide pour vos futurs bras droits. Pour créer une procédure de travail, vous pouvez :

  • Faire des captures d’écrans pour montrer une manipulation ;
  • Créer un fichier Google Doc avec la démarche à suivre ;
  • Filmer votre écran.

Certains logiciels permettent de filmer l’écran d’ordinateur, pratique pour montrer à un futur partenaire ce que l’on souhaite qu’il exécute. 

Quelques astuces sympas à connaître  : 

  • Pour faire une capture d’écran totale sur Mac « Majuscule + Commande + 3”. 
  • Pour sélectionner une partie de l’écran, « Majuscule + Commande + 4”. Un sélecteur apparaît, vous pouvez alors capturer une partie de ce qui est affiché. 
  • Pour faire une capture vidéo de l’écran vous pouvez utiliser le raccourci « Majuscule + Commande + 5”. Différents réglages apparaissent alors et vous pouvez enregistrer votre écran pendant autant de temps que souhaité. 
  • Pour faire un imprime écran sur un smartphone Apple, iPhone ou iPad, maintenez appuyé le bouton du menu et de veille de votre appareil. 

Cette dernière manipulation est pratique lorsque l’on souhaite montrer une application ou une information importante à un collaborateur. Des logiciels sont disponibles pour enregistrer ce qui est visible à l’écran comme Camstasia, qui est l’un des plus connus. 

La sous-traitance et après ? 

Une fois toutes les étapes précédentes franchies, il faudra prendre soin de ce nouveau partenariat. En effet, grâce aux 4 niveaux de délégation, vous allez peu à peu prendre confiance et votre relation avec le freelance, le stagiaire ou le prestataire, selon votre choix, va évoluer.

Il faudra veiller à ce que la communication se passe bien pendant toute la durée de la collaboration que ce soit sur quelques jours où à long terme. 

Quand la mission se passe bien

Dans le cas où elles se déroulent facilement et sans problème, c’est parfait. Vous pouvez avancer, lorsque vous le souhaiterez, sur les niveaux d’externalisation. N’oubliez pas de remercier et de féliciter votre ou vos partenaires de travail. 

Si vous travaillez avec un freelance inscrit sur une plateforme, n’hésitez pas à le noter avec un avis favorable, cela l’aidera à se faire connaître. Vous pourrez continuer votre partenariat aussi longtemps que nécessaire pour une bonne organisation d’entreprise. 

Quand un problème survient en cours de projet

Si une erreur survient, étudiez-là avec attention, celle-ci peut surgir pour plusieurs raisons. 

Première raison : la personne a commis une maladresse, comme le dit une célèbre locution : l’erreur est humaine. Si cela se reproduit, à vous de décider de la suite de votre relation de travail. 

Deux options s’offrent à vous : continuer de travailler avec cette personne et revoir le niveau de délégation ou chercher un nouveau collaborateur correspondant mieux à ce que vous voulez. Ne désespérez pas, vous trouverez forcément chaussure à votre pied !

Seconde raison : Il faut le préciser, cette erreur peut aussi survenir à cause d’un mauvais dialogue en interne. Pensez donc à créer une procédure de travail si cela n’est pas déjà fait ou à la modifier. 

Celle-ci doit être complète et il n’est pas évident de la construire correctement dès le départ lorsque vous décidez de déléguer. C’est durant les différents projets abordés que vous pourrez constater les éventuels points manquants à la procédure de travail. Complétez-là au fur et à mesure. Cela ne prend pas beaucoup de temps et permet de travailler dans de bonnes conditions. Communiquez autant que vous le pouvez pour assurer une bonne relation avec chaque membre de votre équipe. 

Réussir l’externalisation d’entreprise n’est pas toujours aisée, surtout lorsqu’on débute en tant qu’entrepreneur. Pourtant,missionner un prestataire pour réalisercertaines tâches, peut être très positif pour votre business. Cela vous permet essentiellementde vous concentrer sur des sujets à plus forte valeur ajoutée et donc de développer votre visibilité et notoriété. 

N’hésitez pas à écouter mon podcast pour bien réussir l’externalisation en entreprise

Vous augmenterez vos performances grâce à ce gain de temps et gagnerez en efficacité au quotidien.

Qu’est-ce qui vous empêche de déléguer aujourd’hui ?

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