intégration jour j

Intégration : comment accueillir un nouveau salarié avant le jour J

22% des salariés recrutés quittent leur poste lors des 45 premiers jours d’après une étude Linkedin.

Intégrer un nouveau salarié devrait être votre priorité avant même le recrutement. 

Le problème c’est que dans les faits vous n’intégrez pas votre salarié ou pas assez.

Au mieux avant l’arrivée du salarié vous envoyez un mail pour signifier à votre salarié la date et l’heure d’arrivée dans l’entreprise. 

Désolée de vous le dire mais ceci, ce n’est pas intégrer.

Pire seulement 40% des entreprises ayant des salariés ont mis en place une procédure pour l’intégration des nouveaux salariés (après une étude publiée par le cabinet de recrutement Mercuri Urval).

L’intégration de votre salarié doit débuter bien avant l’arrivée du salarié son arrivée en lui souhaitant la bienvenue.

Dans cet article, je vous propose de découvrir 4 techniques en détail qui vont vous permettre d’intégrer vos salariés avant le jour J.

Parce que oui, l’intégration commence avant que le salarié arrive dans l’entreprise.

Avant cela, laissez-moi vous expliquer grosso modo le pourquoi.

Pourquoi l’intégration commence bien avant l’arrivée du nouveau salarié ?

Selon Feldman, l’intégration c’est le processus par lequel un candidat externe à l’organisation est « transformé en un membre participatif et efficace » en devenant un salarié.

La première phase consiste donc à la socialisation anticipée qui doit commencer bien en amont de l’entrée effective du salarié dans l’entreprise.

Elle doit comprendre l’accueil du salarié et même la transmission des valeurs, de la culture d’entreprise dès le processus de candidature.

La phase d’intégration en amont permet pour le futur salarié de :

  • S’adapter à la culture d’entreprise ;
  • S’adapter à son cadre de travail ;
  • Faire connaissance avec les autres collaborateurs ;
  • Sentir tout simplement accueilli.

Il se sentira tout simplement bien avant même d’arriver dans l’entreprise. 

De même, souhaiter la bienvenue permet à l’entreprise de :

  • Commencer le processus de fidélisation ;
  • Faciliter la cohésion d’équipe ;
  • Véhiculer son attractivité.

En tant qu’employeur vous devez donc mettre en place des process pour que votre salarié se sente intégré dans l’entreprise avant son arrivée.

1) Passer un appel de bienvenue par le fondateur

La première chose à faire c’est d’appeler le candidat pour lui souhaiter en personne la bienvenue. L’appel doit être passé par le ou les fondateurs de l’entreprise, de la start-up.

Vous ferez la différence avec les autres entreprises dont les fondateurs ne prennent pas part au recrutement ou envoi une vidéo insipide préenregistrée de bienvenue.

Le sens d’appartenance à une entreprise commence par la reconnaissance de son fondateur. Exit le service RH et le manager qu’il a déjà rencontré et avec lequel il ou elle a passé le plus de temps.

La relation doit se nouer avec le chef d’entreprise, le fondateur et les autres membres de l’équipe pour que l’intégration prenne tout son sens.

Le.s fondateurs, le.s chef.s d’entreprise doit.vent appeler le candidat en premier pour lui souhaiter la bienvenue.

Je vous propose une check-list des bons comportements et des choses à bannir. 

La check-list des choses à faire lors de l’appel

  • Lui souhaiter la bienvenue
  • Lui montrer qu’il.elle est attendu.e
  • L’appeler par son prénom
  • Le ou la  remercier
  • Être à son écoute
  • Répondre à ses questions
  • Lui faire sentir que le chef d’entreprise est présent et qu’il s’intéresse aux collaborateurs

La check-list des choses à ne pas faire

  • Lui parler de ses missions à faire dès son arrivée
  • Le stresser ou lui mettre une quelconque pression
  • Lui faire des reproches
  • Lui demander d’appeler telle personne de l’entreprise
  • Lui rappeler des choses qu’il a à faire (envoyer sa pièce d’identité, sa carte vitale…)

Un modèle d’appel de bienvenue

Je vous propose le script suivant afin que vous puissez passer votre appel de bienvenue en toute sérénité :

Bonjour [Prénom de la future recrue],

C’est [Prénom du chef d’entreprise] de [nom de l’entreprise].

Comment vas-tu ? Je tutoie très facilement, c’est bon ?

Je tiens à te remercier d’avoir postulé dans l’entreprise. Ta candidature avait vraiment retenu l’attention de [prénom de la personne] avant qu’elle me la communique.

Je suis impatient.e que tu intègres l’entreprise et que tu découvres l’équipe au complet.

Il me semble que tu as rencontré [prénom] et [prénom] qui travaillent en tant [poste].

On va t’envoyer rapidement par mail des informations complémentaires pour que tu connaisses davantage l’équipe. Tu peux également regarder sur le site de l’entreprise et les réseaux sociaux en tapant [nom du site] et [nom de l’entreprise] sur Linkedin.

Comme tu es un nouvel.le arrivant dans l’entreprise, nous souhaitons que l’intégration de nos collaborateurs soit idéale du moins nous faisons tout pour qu’elle le soit.

Tu vas donc recevoir des informations dans les prochains jours. Ne soit pas surpris si tu as des mails de l’équipe.

Est-ce que tu as des interrogations, des demandes particulières ?

Je te communique l’adresse mail du service RH [adresse mail], ton contact sera [prénom, nom]. Il.elle est au courant de ton arrivée comme toute l’équipe.

Je t’enverrai un mail prochainement pour te prévenir également que nous organisons un événement. Rien n’est encore fixé mais je tiens à t’en informer.

Je te souhaite une excellente journée une très bonne semaine.

Tu as bien entendu mon numéro de téléphone et mon mail sur lesquels tu peux me joindre.

Au revoir [Prénom de la recrue]

Bien entendu, il ne s’agit qu’un modèle de script tout à fait adaptable. L’écoute sera également un élément clé dans votre échange.

2) Le mail sympathique de bienvenue

Le petit plus, envoyer lui un mail personnalisé dans lequel le futur salarié sente qu’il est attendu. Il doit sentir que vous vous préoccuper le lui. 

Le mail doit venir du chef d’entreprise. S’il y a plusieurs fondateurs, je vous recommande d’envoyer le mail via une adresse mail d’un des fondateurs mais de signer par l’ensemble des fondateurs.

Je vous propose une check-list des bons comportements et des choses à éviter à tout prix. 

La check-list des choses à faire pour créer un mail sympathique

  • Lui rappeler le jour et l’heure d’arrivée
  • Lui montrer qu’il.elle est attendu.e
  • L’appeler par son prénom
  • Lui présenter son buddy
  • Lui préciser des actions particulières mises en place pour son intégration
  • Lui faire sentir que le chef d’entreprise est présent et qu’il s’intéresse aux collaborateurs
  • Lui monter la cohésion d’équipe
  • Signer le mail du nom des chefs d’entreprise et préciser leur adresse mail
  • Insérer une vidéo personnalisée avec les membres de l’équipe qui se présentent y compris les autres fondateurs avec lesquels le salarié n’a pas communiqué

La check-list des choses à faire pour créer un mail de bienvenue détestable

  • Lui parler de ses missions à faire dès son arrivée
  • Le stresser ou lui mettre une quelconque pression
  • Lui faire des reproches
  • Lui demander d’appeler telle personne de l’entreprise
  • Lui rappeler des choses qu’il a à faire (envoyer sa pièce d’identité, sa carte vitale…)
  • Lui envoyer un mail d’une autre adresse mail que le chef d’entreprise

Un exemple de mail sympathique 

Pour cela, le mail pourra être présenté de la façon suivante :

Bonjour [Prénom de la future recrue],

Un mail de rappel qui fait suite à notre conversation téléphonique de [jour] pour te rappeler que nous t’attendons avec impatience le [date], à [heure].

Je ne pourrais malheureusement pas être présent au moment de ton arrivée mais, [nom, prénom], ton tuteur sera là pour t’accueillir et te guider tout au long de cette première journée. Il te suivra pendant toute ta période d’intégration.

 [Prénom du tuteur] prendra contact avec toi dans les prochains jours pour te parler de l’entreprise et se présenter à toi.

Nous préparons également une soirée le [date] à [heure] dans les locaux de l’entreprise. Tu es bien entendu le.la  bienvenue. L’équipe devrait être au complète.

Une petite vidéo que l’équipe t’as préparé : [insérer la vidéo de l’équipe]

Si tu as des questions particulières, n’hésites pas à m’appeler ou à m’envoyer un mail. 

Je te souhaite une excellente journée !

A très bientôt 

[Nom du chef d’entreprise]

Vous pouvez bien entendu proposer, en plus, au collaborateur de visiter les locaux de l’entreprise en précisant des jours et des heures.

3) Inviter le salarié à venir visiter les locaux 

Une visite des locaux en amont avant que le collaborateur débute son contrat de travail lui permettra de se familiariser davantage avec ses futurs locaux.

Il pourra ainsi voir quelques membres de l’équipe et échanger avec eux. 

Les sujets de discussion ne manqueront pas. Car le salarié pourra rebondir sur les points que les autres membres de l’équipe ont abordés avec lui lors de la vidéo préenregistrée (lors de l’envoi du mail de bienvenue).

Je vous présente une check-list des bons comportements à adopter et des éléments à supprimer de vos pratiques : 

Les choses à faire pour que la visite des locaux se passe au mieux  

  • L’inviter dans un mail ou lors d’un appel téléphonique en lui précisant les horaires
  • Lui demander de prévenir de son arrivée afin qu’un membre de l’équipe ou son tuteur l’accueil
  • Préparer au minimum un café et/ou des gâteaux
  • Le recevoir dans une pièce conviviale
  • Lui faire visiter les locaux sans qu’il sente qu’il dérange les autres collaborateurs

Les choses à faire pour mettre mal à l’aise le futur collaborateur lors de la visite des locaux

  • Lui faire sentir qu’il gène les autres membres de l’équipe par son arrivée
  • Lui faire sentir qu’il n’est pas attendu
  • Lui faire sentir qu’il y a une différence entre les mails et les appels reçus et la visite des locaux 
  • Ne pas regarder le futur collaborateur dans les yeux car on est occupé à finir une tâche
  • Ne pas avoir une personne référente
  • Le faire attendre 

4) Convier le salarié un événement 

Peut-être organisez-vous régulièrement des événements. Cela sera l’occasion de convier votre future recrue à l’une d’entre elles.

Cette invitation permettra au salarié de se sentir davantage intégrer dans l’entreprise. Si le salarié habite à proximité de votre entreprise, foncez ! Conviez-le à assister à un événement.


Sa venue donnera l’occasion aux membres de l’équipe d’apprendre à le connaitre

Je vous recommande de convier le salarié dans un des événements réalisés dans les locaux de l’entreprise, le midi ou en soirée un vendredi soir par exemple.

Pourquoi dans l’entreprise ? Cette technique n’est pas forcément à adopter lorsque le salarié n’a pas encore rencontré l’ensemble des membres de l’équipe. Il risque d’être mal à l’aise car placé dans un contexte qu’il ne connait pas. Il est donc préférable d’opter pour ce type d’événement lorsque le salarié a effectivement intégré l’entreprise depuis quelques semaines. Accueillir un salarié à l’extérieur de l’entreprise permettra de renforcer des liens personnels.

Maintenant que votre future recrue a pris contact avec son tuteur, elle sera moins réticente à s’y rendre car il connait au moins deux personnes : vous et son tuteur avec lesquels elle a commencé à nouer une relation. 

Il se sentira moins impressionné et surtout mis en confiance par vos gestes de bienvenue.

N’oubliez pas également qu’il s’est familiarisé avec les membres de l’équipe à l’aide de la vidéo de présentation envoyée par mail. Avec un peu de chance, il a eu l’occasion de visiter les locaux de l’entreprise et ainsi de passer du virtuel au réel en rencontre l’équipe. 

Vous avez donc créé les conditions idéales pour que votre salarié vienne à l’événement et s’y sente à l’aise.

Je vous propose une check-list des bons comportements et des choses à éviter à tout prix. 

Les choses à faire pour convier le salarié à un événement d’entreprise

  • Préparer son arrivée
  • L’inviter dans un mail ou lors d’un appel téléphonique en lui précisant l’horaire d’arrivée
  • Préparer des encas 
  • Son tuteur doit être présent avec lui pour l’introduire aux autres collaborateurs

Les choses à faire pour que l’événement mette mal à l’aise le collaborateur

  • Ne pas avoir préparé son arrivée
  • Aucun salarié ne reste pour le pot commun
  • Le salarié doit organiser le pot commun et acheter à boire et à manger
  • A l’événement sont présent des personnes extérieures à l’entreprise comme des fournisseurs et des clients

L’intégration d’un nouveau salarié commence bien avant même sa venue. 

Ne vous contentez pas comme toutes les entreprises d’envoyer un mail en précisant seulement l’heure et le jour d’arrivée et les éléments à retourner.

Cela, ce n’est pas intégrer son salarié.

Ce que je vous propose c’est donc un vrai plan d’intégration qui commence avant même l’arrivée du salarié.

En résumé

Vous devez impérativement en tant que chef d’entreprise l’appeler de vive voix pour lui souhaite la bienvenue. N’oubliez pas que votre message doit être accueillant. Il n’est pas question de l’angoisser avec des dossiers en cours par exemple. Il a réussi les entretiens d’embauche, il mérite d’être félicité, non ?

Le petit plus, c’est de lui adresser également un premier mail de votre part dédié uniquement à lui souhaiter la bienvenue. Vous pourrez ainsi insérer une vidéo personnalisée de présentation de l’équipe et des autres fondateurs. Le nom de son tuteur et sa fonction au sein de l’entreprise pourront lui être présenté.

Retenez que la première chose à faire c’est de lui souhaiter la bienvenue avant de le bombarder d’informations. Vous pourrez lui envoyer d’autres mails après.

Si vous faites c’est deux premières choses vous en aurait fait déjà bien plus qu’énormément d’autres entreprises. 

Je vous recommande tout de fois d’aller plus loin en invitant votre future recrue à visiter les locaux de votre entreprise. Pour cela, préparez bien son arrivée et attitrez une personne qui devra lui présenter les locaux.

Mieux si vous organisez des événements aux seins de votre entreprise, cela sera l’occasion que votre recrue rencontre en chair et en os les membres de l’équipe.

Vous ne savez pas par où commencer pour mettre en place une procédure d’intégration efficace, contactez-moi, je peux vous y aider.

Et vous quelles sont vos meilleurs pratiques pour accueillir vos nouveaux salariés ?

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2 commentaires pour “Intégration : comment accueillir un nouveau salarié avant le jour J

  1. Très intéressant ! En effet, l’accueil des nouveaux arrivants est fondamental dans la politique RH d’une entreprise!
    Je rajouterais même quelque chose pour les collègues du nouveau salarié… L’inviter à déjeuner le midi pour qu’il se sente pleinement intégré dans les équipes !

    1. Tout à fait Adrien ! C’est une technique simple à mettre en place et qui permet de faire la différence en moment de l’intégration.

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