L’administratif fait souvent peur en entreprise. Cela peut même devenir la panique à bord lorsqu’il s’agit d’accueillir un nouveau collaborateur en entreprise.
Pour bien gérer cette arrivée, le maitre mot c’est l’anticipation.
La venue d’un nouveau collaborateur se prépare donc en amont également au niveau administratif. Il ne suffit pas de souhaiter la bienvenue à son nouveau collaborateur le jour J.
Aussi, je vous propose 5 choses à faire pour bien gérer la gestion administrative de votre nouvelle recrue.
Collecter toutes les pièces justificatives
La collecte des pièces administratives permettra notamment de rédiger le contrat de travail, établir la DPAE, inscrire le collaborateur sur le registre du personnel ou encore l’affilier à la mutuelle.
C’est donc la première étape qui doit être faite pour anticiper au mieux l’administratif.
Et vous savez ce que l’on dit, plus vite c’est fait, plus vite on s’en débarrasse. Prévoyez donc au minima une semaine pour collecter l’ensemble des pièces.
Voici la check-list des pièces justificatives :
- carte d’identité ou passeport
- autorisation de travailler en France pour les non européens
- justificatif de domicile
- carte vitale ou attestation de sécurité sociale
- RIB
- CV, diplômes et certificats de travail
- permis de conduire si nécessaire aux missions confiées
- carte grise personnelle ou carte d’abonnement aux transports public
Préparer le contrat de travail en amont
Il existe une multitude de contrats de travail. Parfois, le choix peut être difficile surtout lorsque le besoin en recrutement n’est pas fiable.
En dehors du CDI à temps complet, il existe de nombreuses options pour intégrer un nouveau collaborateur à l’entreprise :
- le contrat à durée déterminée ;
- le contrat de travail intermittent ;
- le contrat de travail temporaire ;
- le contrat d’alternance (contrat de professionnalisation ou contrat d’apprentissage)
Je vous recommande donc au préalable d’analyser votre besoin vers quel type de contrat vous tourner.
A noter que le CDD doit obligatoirement être signé dans un délai de 48h suivant l’embauche. Quant au CDI, la rédaction d’un contrat de travail n’est pas obligatoire bien que fortement recommandé.
Se renseigner sur les aides financières
La signature de certains types de contrat vous permettront de bénéficier d’aides financières. Bien souvent, ces aides doivent être demandées avant l’arrivée du salarié dans l’entreprise. Je vous invite donc à faire vos recherches au préalable.
Par exemple, si vous recruter une personne en situation de handicap, l’AGEFIPH pourra vous octroyer des aides financières.
Ci-après le noms des aides à connaitre :
- les aides en fonction du siège de votre siège social : les zones de revitalisation rurales (ZRR), les zones de restructuration de la défense (ZRD), les quartiers prioritaires de la ville (QPV)
- les aides pour les chômeurs : le CUI – CIE (contrat unique d’insertion -contrat initiative emploi)
- les aides pour les travailleurs en situation de handicaps
- les contrats d’alternance (contrat d’apprentissage et de professionnalisation)
Prendre contact avec la médecine du travail
L’envoi de la DPAE auprès de l’URSSAF permet de demander de façon automatique un rendez-vous auprès de la médecine du travail.
En effet, dans le cadre d’un recrutement, la visite médicale d’embauche est obligatoire. Le salarié doit passer sa visite avant la fin de la période d’essai.
Exception faite des femmes enceintes ou des personnes en situation de handicap dont la visite médicale doit être réalisée avant l’embauche.
Dans certaines circonstances, la médecine du travail peut être débordée, il est donc préférable de s’assurer par téléphone ou mail que la demande de rendez-vous a bien été prise en compte.
Préparer l’intégration
En tant qu’employeur, vous avez tout intérêt à créer un processus d’intégration afin de faciliter l’arrivée de votre nouvelle recrue.
Pourtant seulement 40% des entreprises ayant des salariés ont mis en place une procédure pour l’intégration des nouveaux salariés (après une étude publiée par le cabinet de recrutement Mercuri Urval).
D’ailleurs on peut lire un peu partout que la première journée d’intégration est cruciale dans le processus d’intégration ne serait ce que pour donner envie au candidat de rester dans l’entreprise.
C’est une vérité. Et si je vous disais que l’intégration doit commencer bien avant le jour J. C’est d’ailleurs ce que je recommande. Pour en savoir plus, je vous invite à lire cet article Intégration : comment accueillir un nouveau salarié avant le jour J.
Quelques idées pour préparer l’intégration :
- Mettre en place le livret d’accueil
- Annoncer l’arrivée de la nouvelle recrue
- Préparer les bureaux
- Désigner en buddy
La gestion administrative n’est pas donc une étape à négliger lors de l’arrivée d’une nouvelle recrue.
En résumé, l’anticipation est la clé pour bien accueillir votre future recrue :
- Collecter toutes les pièces justificatives
- Préparer le contrat de travail en amont
- Se renseigner sur les aides financières
- Prendre contact avec la médecine du travail
- Préparer l’intégration
Qu’est-ce que vous mettez déjà en place pour anticiper la gestion administrative de votre future recrue ?
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