améliorer communication entreprise

Pourquoi améliorer la communication d’entreprise ?

Vous peinez à attirer de nouveaux talents lors de vos recrutements ?

Et si cette difficulté était en lien avec l’image que vous renvoyez ?

Si vous faites partie de ceux qui se demandent : pourquoi améliorer la communication d’entreprise ?

Il est temps de vous démontrer l’impérieuse nécessité de la soigner, mais également tous les avantages qu’elle peut vous procurer. 

Vie de l’entreprise et état des lieux 

Pourquoi améliorer la communication d’entreprise ? Vous vous demandez peut-être pourquoi j’ai décidé d’aborder cette thématique. Elle part d’un constat personnel, mais récurrent, il me tenait donc réellement à coeur de le décrypter avec vous.

Lors de séances de coaching, j’ai souvent entendu des entrepreneurs m’exprimer leurs problématiques en matière de recrutement. Ils font généralement face à deux situations : soit la personne embauchée se révèle être une erreur de casting et ne correspond pas aux attentes relatives au poste, soit c’est le salarié lui-même qui prend la décision de quitter l’entreprise.

Ces deux phénomènes alimentent ainsi un turn-over important. Vient alors le moment des questions existentielles du côté du recruteur :

  • Pour quelles raisons ai-je choisi ce candidat ?
  • Comment ai-je pu faire une telle erreur d’appréciation à son sujet ?

Je vais peut-être vous surprendre, mais pourquoi rendre le candidat uniquement responsable de cet échec ? Ne pensez-vous pas, avoir vous aussi une part de responsabilité dans votre stratégie de recrutement?

Et si nous observions ensemble l’attitude que vous adoptez avec vos candidats ou anciens salariés ? 

Avant de rentrer dans le vif du sujet, retenez bien ce premier message : 

  • l’attitude que vous avez, influence étroitement le type de talent que vous attirez. 

“Il faut une vie entière pour atteindre la respectabilité, mais il suffit d’une seconde pour tuer une réputation”. 

Carmen Posadas, Petites infamies, Le Seuil, 2001.

Communication externe et stratégie : comparatif de deux entreprises 

Pour bien schématiser ce genre de situation, nous allons nous baser sur deux images d’entreprises. 

Entreprise A : elle exerce dans le domaine du bâtiment. Elle publie une annonce, reçoit des candidatures et fait passer des entretiens. Afin de gagner du temps, elle prend le parti de ne pas répondre aux CV qui n’ont pas été retenus.

Entreprise B : même type d’entreprise, sauf qu’elle aborde son process de recrutement d’une tout autre manière. Elle répond de manière personnalisée à toutes les candidatures, y compris celles qui n’ont pas été sélectionnées. Elle remercie les profils non retenus d’avoir manifesté leur intérêt. En dernier lieu, elle propose de réorienter les profils vers d’autres entreprises qui pourraient avoir des besoins. 

A votre avis, quel type d’entreprise entre la A et la B est susceptible de séduire davantage ? 

Bien entendu, la société B, elle apporte une considération, mais également de la bienveillance auprès de ses candidats. Ici la qualité de l’expérience a une conséquence primordiale sur la suite des événements.

Le profil, même écarté, véhiculera dans son environnement immédiat un message positif, susceptible ensuite d’attirer des talents adaptés et motivés. Mais il ne suffit pas de soigner sa communication juste avant l’embauche, elle doit être appliquée à toutes les étapes.  

Saviez-vous que la sagesse de Gandhi est très inspirante pour être un bon leader et manager ? Maître dans l’art de la communication, lisez sans plus attendre notre article de blog, plus qu’un enseignement vous y trouverez une leçon de vie !

Pourquoi améliorer la communication d’entreprise : top des erreurs courantes

Lorsque nous parlons de peaufiner votre communication à toutes les étapes, c’est à dire du début à la fin, que ce soit avec les candidats, les salariés, mais également les anciens collaborateurs.

Reprenons pour chaque profil, les situations les plus courantes :

  • Le candidat : différentes options peuvent se présenter, soit vous recevez une candidature spontanée, soit une candidature faisant suite à une annonce mais qui ne correspond pas au poste. Il faut savoir que dans la plus grande majorité des cas, peu d’entreprises prennent la peine de répondre et font la sourde oreille. 

Si nous nous mettons deux minutes dans la peau du postulant, ce genre d’épisode n’est pas agréable à vivre, il maintient dans un silence assez déstabilisant. Pour ne pas ternir son image, l’entreprise doit veiller absolument à éviter ce type de contexte. 

  • Le futur ancien salarié: très souvent, le comportement d’une entreprise varie selon si elle est en face d’un collaborateur en poste, un futur ancien salarié et un ancien salarié. De manière générale, lorsqu’un salarié est en période de préavis, il n’est pas rare qu’il connaisse une baisse de motivation et de productivité. Et en retour que fait l’entrepreneur dirigeant ? Il se désintéresse également de lui. 

Comment voulez-vous insuffler un soupçon d’énergie et d’émulation à votre salarié sur le départ, si vous prenez de la distance avec lui, et si vous ne le considérez déjà plus comme élément à part entière de l’équipe ?

Pour ne pas tomber dans ce travers assez classique : ne négligez jamais vos salariés en poste ainsi que ceux sur le départ, restez attentif jusqu’à la fin de leur contrat.

Astuce: conservez la même équité que ce soit avec un candidat, collaborateur ou futur ancien salarié

Comment se démarquer de la concurrence ?

Ici, je vais vous livrer des conseils simples, pratiques, mais redoutablement efficaces, afin d’améliorer en un clin d’oeil votre communication et votre image de marque.

En amont, préparez des mails types que vous pourrez personnaliser avec chacun de vos interlocuteurs. L’anticipation est une des clés de la réussite, alors à vos plumes pour la mise en place de plusieurs versions !

  • candidature non sélectionnée,
  • refus après entretien, etc.

Quel contenu privilégier selon la situation ?

Mail type en réponse à une candidature spontanée: remerciez votre aspirant, en lui signalant qu’à ce jour, il n’existe pas de poste vacant. Si ce profil ne vous laisse pas indifférent, proposez-lui de revenir vers lui, sous quelques mois en fonction des besoins qui peuvent évoluer, ou orientez-le vers vos partenaires qui sont éventuellement en recherche. 

Mail type après annonce : préparez une réponse mentionnant que malgré tout l’intérêt du profil, vous privilégiez un candidat plus expérimenté. Souhaitez-lui une bonne recherche.

Mail type après un entretien : si vous n’avez pas sélectionné la personne, faite-lui part de votre décision en invoquant la raison de votre choix, précisez que cela ne remet aucunement en question la qualité du parcours et ses compétences. Idéalement, appelez la personne.

A votre avis, quelle sera la vision du candidat après vos différentes initiatives ? Une opinion favorablement ancrée dans la durée !

Réputation et communication : le combo gagnant

Le premier impact concernera bien entendu l’image, vous vous différenciez significativement des autres entreprises et vous marquez donc des points !

Du côté du candidat, c’est également important, en mettant des mots sur les raisons du refus, vous le rassurez,  ce retour est bénéfique pour lui et lui redonne confiance pour l’orientation de ses futures recherches.

Le mail reste l’action minimale à réaliser, si vous voulez vous démarquer encore plus dans la gestion de votre réputation, rédigez un courrier postal. Un geste devenu si rare, que le candidat ne pourra y être que sensible.

Anecdote: Il m’est arrivé lorsque je postulais pour des stages en cabinet expert comptable, de recevoir un courrier très bienveillant. Ce dernier mentionnait ses excuses de ne pouvoir répondre favorablement à ma requête, car l’équipe était déjà au complet. Cette attention, en apparence si anodine, m’a pourtant laissé une très bonne impression, donné envie de retenter ma chance, et même plus, de les recommander à mon entourage. 

Bon à savoir: même rédiger un mail vous singularise, car retenez que 80% des autres entreprises ne le font pas, ou alors envoient des messages préformatés, sans aucune empathie ou once d’humanité.

Vous souhaitez savoir comment mieux communiquer avec vos salariés, retrouvez ici les fondamentaux !

L’appel téléphonique : bonne ou mauvaise idée ?

Il est vrai que beaucoup d’entreprises rechignent à appeler les candidats, faute de temps ou plutôt une gêne ?

Bon nombre d’entre elles pensent que cet appel n’a aucune utilité et que téléphoner à un candidat pour lui annoncer un refus, c’est remuer le couteau dans la plaie et donc une action contre-productive. Mais, elles ont tort ! Personnellement, j’ai été appelée à deux reprises, après des entretiens. C’est un souvenir qui continue à me marquer et dont je repense avec plaisir. Je me remémore de la personne qui m’a fait passer l’entretien, de l’entreprise en question. Même si la réponse était négative, cette prise de contact m’a permis de déculpabiliser, je me sentais considérée malgré tout.

Si vous voulez une communication chiadée et respectueuse sur toute la ligne, elle passe également par ce genre d’actions au quotidien. N’attendez pas d’avoir engrangé une mauvaise image pour rectifier vos actions de communication, car une fois cette impression bien ancrée, il est toujours très difficile d’inverser la tendance. Une communication se soigne en permanence et doit être linéaire.

A l’ère d’internet, vous n’êtes pas sans savoir, que l’effet bouche-à-oreille s’amplifie ! La viralité est extrêmement forte sur les réseaux sociaux, une e-reputation peut être écornée en quelques instants.

Futur ancien salarié : comment gérer la transition ?

Comme l’expression le dit si bien, dans la vie on n’a qu’une seule chance de faire une bonne première impression. Une communication interne efficace se doit d’assurer une même continuité, et ce quel que soit le statut du collaborateur : candidat, salarié en poste, futur ancien salarié ou ancien.

Vous devez apporter la même considération à tous et travailler sur le sentiment d’appartenance. Concrètement, cela sous-entend que vous les traitez d’égal à égal, sans exclusion.

Quelle que soit la configuration : 

  • le personnel doit toujours assister aux réunions, 
  • avoir connaissance des faits de l’entreprise.

Anecdote : afin d’illustrer cet exemple, voici une histoire vécue. Lorsque j’étais salariée sur le départ, j’ai tenu à organiser une dernière rencontre. A cette occasion, j’ai naturellement et spontanément convié tout le monde : stagiaires, salariés, experts-comptables. Seulement, les chefs, à savoir les experts comptables, étaient aux abonnés absents. Bien évidemment, cette triste expérience a laissé beaucoup de tristesse et d’amertume. Cet événement vous montre une fois de plus, qu’il ne suffit pas de soigner sa première impression, le comportement de l’entreprise se doit d’être exemplaire en toutes circonstances, de A à Z.

A la fin d’un contrat, un salarié vous classe dans deux catégories possibles, soit entreprise respectable ou non respectable.

A titre d’exemple, un salarié peut avoir vécu une expérience très satisfaisante, mais à la fin de son contrat, s’il s’aperçoit que le traitement qu’on lui accorde n’est soudain plus le même : on fait la sourde oreille à ses demandes, son solde de tout compte arrive hors délai. Ce genre d’attitude contribuera à balayer en un clin d’oeil, les bons souvenirs. Il ne retiendra que les derniers événements qui laisseront place à de la déception.

Offboarding : comment gérer le départ d’un collaborateur ?

Vous vous demandez comment honorer vos salariés et candidats du début à la fin de votre collaboration ?

La réponse est simple : conservez un comportement identique. Si vous avez pour habitude de répondre rapidement aux mails, ne dérogez pas à vos principes, continuez au même rythme, même si votre employé est sur le départ. Idem, si vous vous êtes engagé à le former jusqu’au bout du contrat, allez jusqu’au bout de vos obligations et responsabilités.

Une autre règle prévaut : lorsqu’un membre de votre personnel est en période de préavis, ne l’écartez pas des réunions d’entreprises auxquelles il était invité jusqu’ici.

D’un point de vue administratif : respectez vos engagements dans les temps, remettez lui tous les documents de sortie le dernier jour du contrat. 

Astuce ma future recrue: Une semaine avant le départ d’un employé, recevez-le en entretien et remerciez-le pour son travail. Ce genre de débriefing est salutaire de part et d’autre. En tant qu’entreprise, vous glanez des informations sur son retour d’expérience, cela vous donne des indices sur les axes à améliorer.

Du côté du candidat, c’est une personne fière qui vous quitte, avec un sentiment d’appartenance très fort. Heureux de son expérience en tant que collaborateur, il part vers de nouveaux horizons professionnels, avec une belle confiance en lui, remplie d’une bonne énergie et motivation et surtout reconnaissant de ce que vous lui avez offert.

L’ancien salarié : un statut à ne pas sous-estimer 

Une fois le navire quitté, ces employés passent au statut d’ancien salarié. A ce stade, vous pensez que votre mission est achevée ? Détrompez-vous, beaucoup d’entreprises sous-estiment et ne se préoccupent pas de cette partie post-contrat dans leur gestion des ressources humaines. Et pourtant, de nos jours, elle est devenue capitale.

Des plateformes telles que Glassdor offre un espace d’expression à tous les employés ou ex-employés, afin de laisser leurs impressions. Ce site a pour vocation de créer une véritable transparence sur le marché de l’emploi et présente également lesconditions de vie en entreprise. N’oubliez donc pas, de prêter une attention particulière à vos anciens équipiers. Ils sont vos futurs portes-paroles !

Comment conserver un lien avec les anciens ?

De multiples occasions peuvent se présenter pour pérenniser les liens avec vos anciens collaborateurs, saisissez-les ! Ils peuvent vous recontacter pour récupérer des effets personnels oubliés, pour demander une copie du bulletin de paye. Si vous vous demandez pourquoi il est important de ne pas négliger cet aspect, la réponse est simple. Ce salarié une fois parti, s’il a quitté l’entreprise dans de bonnes conditions, il aura nourri et entretenu avec vous une relation de confiance, cette dernière rejaillira dans ses discussions et contribuera par la même à accroître votre valeur ajoutée.

Les points essentiels à retenir ! 

  • Bichonnez la communication de votre entreprise et ce à tous les niveaux, distinguez-vous en apportant votre touche personnelle, de l’empathie !
  • Si vous souhaitez recruter, préparez en amont des réponses types que vous personnaliserez ensuite.
  • Pour vos anciens salariés : plongez-vous dans l’historique, renseignez-vous sur leurs départs, quels sont leurs sentiments et retours d’expérience, vous pourrez ainsi dégager des axes d’amélioration pour la suite.  

Retrouvez cet article en podcast en cliquant ici  

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1 commentaire pour “Pourquoi améliorer la communication d’entreprise ?

  1. Super intéressant ton article ! Je te rejoins d’ailleurs sur l’importance de donner un feedback aux candidats qui n’ont pas été retenus. C’est non seulement un excellent point pour la marque employeur mais aussi la base du savoir-être !

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